Руководители компаний часто сталкиваются с одними и теми же проблемами во время совещаний и рабочих встреч. Например, опаздывают сотрудники, не соблюдается регламент выступления, многословность руководителя, угасающая мотивация после встречи, в итоге - нет конечного результата.
Интересно, что по статистике во время совещаний некоторые сотрудники находят себе занятие по душе, не имеющее отношение к делу. Большинство специалистов признаются, что они в момент совещания нередко уходят в мечтания, другие (71%) - берут с собой другую работу. Вместе с тем, 29% респондентов сознались, что им случалось вздремнуть во время собраний.
О секретах эффективных совещаний рассказала Светлана Крутских, основатель и управляющий партнер Агентства «Ренессанс» в Финансовом клубе Казахстана. Об этом передает корреспондент делового портала Kapital.kz.
Совещание в компании лучше всего проводить по алгоритму: открытие, приветствие – общее понимание, ввести сотрудников в курс дела – решение задач – план – закрытие.
«Обычно в совещаниях принимают участие активные люди, но не всегда компетентные. А руководителю необходимо вовлечь в совещание всех, в том числе умных, но неактивных сотрудников», - отмечает Светлана Крутских.
Нужна фасилитация!
Термин фасилитация – буквально означает облегчение, упрощение, в данном случае, процесса обсуждения. Фасилитация помогает максимально вовлечь, заинтересовать, выяснить мнение всех участников.
«Фасилитация – профессиональная организация групповой работы. Она помогает вовлекать людей в процесс обсуждения», - подчеркивает Светлана Крутских.
Руководителям на заметку
Один из казахстанских банков уже внедрил технику, которая поможет результативно провести совещания в компаниях. Она называется «Me. We. Us», рассказывает Светлана Крутских.
Техника позволяет вовлечь всех людей, работающих в компании, в процесс обсуждения. Позволить своим сотрудникам высказаться – основная задача руководителя.
Me: руководитель предлагает подумать сотрудникам самостоятельно над актуальной темой и записать основные моменты, которые их волнуют.
We: обсуждение в группе, призванные узнать мнение коллег и резюмировать ответы.
Us: собрать все комментарии от сотрудников и прийти к общему знаменателю и решению.
Во время презентации или совещания руководитель предлагает подчиненным ответить на 4 вопроса, записать:
- Что важного Вы услышали/увидели?
- Какова Ваша реакция?
- Что полезного для Вашей работы?
- Ваш вопрос спикеру?
При этом все предложения подчиненных необходимо записать на флипчарте. «Заходя в кабинеты первых руководителей компаний, я в первую очередь обращаю внимание на то, есть ли у них флипчарт – магнитно - маркерная доска с креплением для листа или блока бумаги. Большая вероятность, что управленцы записывают, объединяют мнения своих подчиненных на этой доске. У многих председателей правления банков есть такие флипчарты», - говорит Светлана Крутских.
В конце мероприятия Светлана Крутских подытожила, что структура проведения совещаний поможет сделать работу сотрудников эффективной и интересной. Результаты не заставят себя долго ждать.
Встреча cо Светланой Крутских в Финансовом клубе Казахстана прошла при поддержке Фонда развития предпринимательства «Даму». Финансовый клуб Казахстана создан в целях повышения финансовой грамотности.
Миссия Клуба: предоставить максимум полезной информации как заработать, сохранить и приумножить свои деньги. Клуб создан на базе проекта «Семейный бюджет». В формате «просто о сложном» проводятся мастер-классы, семинары, и дискуссии. Основатель Клуба - Софи Баеш, журналист.
