Эксперт крупной казахстанской компании-поставщика сельскохозяйственной техники и оборудования рассказала о том, как выбрать подходящие технологии и правильного поставщика ИТ-услуг при переходе к новой ERP-системе. Алена Сорокоумова - бизнес-архитектор SAP-отдела развития и автоматизации бизнес-процессов в Eurasia Group Kazakhstan.
- Eurasia Group Kazakhstan уже много лет успешно работает на рынке Казахстана. Почему потребовалось внедрение нового решения для оптимизации бизнес-процессов?
- Стремительное развитие нашей компании и повышенное внимание к инновациям — основные причины на пути к цифровой трансформации. Мы активно продвигаем цифровизацию и искусственный интеллект в сельскохозяйственной отрасли, понимая, насколько они упрощают многие процессы и повышают рентабельность бизнеса. Соответственно, и сами хотим использовать только лучшие мировые практики и идти в ногу со временем, улучшая качество предоставляемых услуг. Так мы пришли к решению запустить проект конверсии в Eurasia Group Kazakhstan.
Версия нашей предыдущей системы – SAP ECC 6.0 перестала покрывать требования бизнеса: система не обновлялась с момента ее внедрения в компании, значительное количество Z-разработок использовалось там, где можно было использовать стандартную функциональность SAP S/4HANA.
Попытки совершенствования этой версии собственными силами приводили к значительным финансовым затратам и к трудностям по ее дальнейшему сопровождению.
Поскольку SAP S/4HANA непрерывно совершенствуется и функционально расширяется, то оставшись на SAP ERP ECC 6.0, мы не получали бы доступ к новейшим разработкам и не продвигались бы в направлении «Цифрового предприятия». Тем более что поддержка и сопровождение старой системы ERP закончатся в 2027 году.
За годы работы в системе мы накопили огромный объем данных, который только увеличивался. Ее текущая конфигурация уже не могла обеспечить условия для поддержки и продолжения роста бизнеса. Нам был необходим мощный инструмент для работы компании.
Запуская проект миграции, мы планировали не только перенести текущие бизнес-процессы на платформу SAP S/4HANA, но и провести аудит актуальности имеющегося у нас функционала и по возможности заменить его стандартными решениями SAP S/4HANA. Ну и, конечно, начать использовать лучшие мировые практики SAP для инновационного развития нашего бизнеса.
- Чем обусловлен выбор решения именно на базе SAP? И почему вы остановились на работе с интегратором LeverX?
- Вопрос перехода на какую-либо другую ERP-систему не рассматривался, так как наш опыт работы в SAP ERP достаточно долгий – более 10 лет, и за это время мы смогли успешно автоматизировать свои бизнес-процессы. Мы выбрали конверсию по сценарию Brownfield с возможностью сохранения всей исторической информации и имеющихся настроек. Мы используем и планируем использовать и другие решения компании SAP, и конечно, для нас удобнее всего интегрировать их с SAP S/4HANA. Кроме того, у этой ERP-системы очень удобные инструменты предиктивной аналитики и машинного обучения, которые мы планируем активно использовать в скором времени.
Уделив достаточное внимание выбору нашего будущего партнера, мы провели множество встреч с различными компаниями. Для нас было важно привлечь в проект интегратора, который помог бы не только быстро и качественно реализовать конверсию, но и в дальнейшем смог бы профессионально сопровождать систему SAP S/4HANA. Квалифицированные специалисты компании LeverX доступно, подробно и крайне профессионально смогли описать планируемые шаги по миграции, делились различными успешными кейсами, детально и обстоятельно подходили к каждому вопросу. При общении с интегратором было видно, что совместными усилиями мы сможем реализовать запланированную конверсию на SAP S/4HANA.
- При внедрении цель была повысить качество данных на 15%. Как вы оценивали качество данных и удалось ли достичь результата?
- В ходе миграции мы пересмотрели все имеющиеся у нас Z-разработки, провели ревью устаревших бизнес-процессов и оптимизацию существующего Custom code в тех решениях, от которых мы не можем отказаться из-за специфики бизнеса, а часть решений перенастроили на использование стандартной функциональности SAP S/4HANA.
Мы надеемся, что дальнейшее использование пользовательского интерфейса Fiori позволит повысить удовлетворенность наших пользователей, а также в прямом смысле слова их мобильность, когда система будет доступна и с мобильных устройств. Это приведет к росту производительности и качеству данных, поскольку Fiori предлагает большой выбор приложений для разных линий бизнеса, а новый удобный пользовательский интерфейс значительно ускоряет процесс работы с системой и позволяет сократить количество ошибок.
- Еще одна цель была в том, чтобы сократить на 10% затраты на сопровождение системы. Удалось ли этого добиться и за счет чего?
- Мы провели детальную оценку текущих лицензий SAP ERP и смогли оптимально перераспределить их типы в зависимости от потребностей бизнес-пользователей. Это помогло нам увеличить общий объем лицензий SAP S/4HANA. Например, для процессов бюджетирования ранее мы использовали SAP BPC – решение, которое поддерживает все операционные и финансовые процессы в организации. По завершении проекта мы настроили процессы бюджетирования так, что используем уже встроенную в S/4HANA функциональность. Стабилизация некоторых процессов до сих пор продолжается, поскольку в новой версии системы часть функционала претерпела некоторые изменения. Сейчас мы активно изучаем возможности SAP S/4HANA, оптимизируем ранее настроенные процессы, и уже не раз убедились в том, что использование SAP Best Practices позволит нам не только повысить эффективность ключевых процессов в компании, но и снизить затраты на сопровождение. В целом, если говорить о сокращении затрат, то за счет конверсии лицензий расходы по лицензированию уменьшились на несколько десятков процентов, даже с учетом того, что было дополнительно закуплено несколько пакетов лицензий.
- Компания уже год пользуется SAP S/4HANA. Какие полезные функции вы отметили для себя за это время? Какие преимущества видите в переходе на это решение?
- С переходом на новую версию системы мы заметили значительное увеличение ее производительности и скорости работы. В ближайшем будущем мы планируем рассмотреть машинное обучение и интеграцию программных роботов для оптимизации и ускорения наших бизнес-процессов. Функциональность, которая раньше разворачивалась отдельно и требовала интеграции с ERP, теперь включена в состав единой системы. SAP S/4HANA предлагает мощные инструменты для аналитики данных. Как я рассказывала ранее, отдельные процессы мы переводим на пользовательский интерфейс Fiori, предоставляя таким образом необходимую функциональность, позволяющую получить полную, прозрачную и непротиворечивую информацию о жизнедеятельности предприятия. Доступ к такой информации здесь и сейчас, безусловно, оказывает содействие в принятии своевременных управленческих решений.
На сегодняшний день большинство передовых продуктов и систем разрабатываются с учетом возможностей интеграции с SAP S/4HANA. «Открытость» ERP с возможностью гибкого построения интеграций, пожалуй, одно из основных преимуществ с точки зрения дальнейшего развития системы.
- Как ваши коллеги восприняли внедрение SAP S/4HANA? Что для них изменилось после перехода?
- В ходе проекта миграции мы приостановили крупные задачи и настройки. Некоторые пользовательские запросы не могли быть реализованы в старой версии системы, поэтому все коллеги, работающие с системой SAP ERP, проявили заинтересованность и активное участие в проекте миграции, тестировании функциональности и процессов. Сейчас, когда мы уделяем значительное внимание развитию системы и внедрению новой функциональности, вовлеченность коллег в создание мощного и полезного инструмента возрастает с каждым днем. Когда пользователи получают доступ к системе, которая помогает им качественно и оперативно выполнять свою работу, быстрее получать аналитическую информацию, оптимизировать рутинные процессы и т.д., очевидно, что решение о миграции на новую версию было принято не зря.
- SAP S/4HANA предполагает качественную и подробную аналитику. Как вы работаете с этой информацией?
- Цифровая трансформация способствует появлению новых бизнес-моделей, продуктов, услуг, а также дает возможность больше экспериментировать. В каждом случае, анализируя результаты деятельности компании, мы видим потенциальные возможности роста и ее развития, стараясь тем самым избежать ненужных затрат и рисков с помощью лучших практик от SAP.
- Компания использует ряд модулей SAP S/4HANA. Планируется ли со временем расширять систему?
- Такое решение зависит от многих факторов. Сегодня остро стоит вопрос об оптимизации работы складских комплексов, поэтому мы рассматриваем настройку встроенного функционала SAP S/4HANA для системного управления складами. Не исключено, что с учетом роста нашей компании и использования различных IT-решений нам понадобится единый контур, объединяющий данные и аналитику, искусственный интеллект и возможность разработки приложений в одной платформе SAP Business Technology Platform.
- Как интегратор продолжает работать с вашей компанией? Каким образом происходит взаимодействие?
- Конечно, в первые месяцы после продуктивной миграции у нас было очень много обращений, связанных с работой в новой версии SAP S/4HANA. Это были как задачи технического характера, так и операционные. Все запросы закрывались нашим интегратором оперативно и качественно, в чем особая заслуга высококвалифицированной команды специалистов компании LeverX. Кстати, пользуясь случаем, хотела бы поздравить коллег с 20-летием и пожелать успехов в развитии цифровых технологий, инноваций и креативности, а также новых границ в расширении бизнеса.
Сейчас мы продолжаем активное взаимодействие с LeverX как в рамках действующего сопровождения, так и по новым проектам развития, и надеемся, что наше плодотворное сотрудничество позволит нам и дальше эффективно внедрять инновационные решения.
