Фото: e-xecutive.ru
HR-автоматизация началась еще с 1990-х годов, однако активно развиваться стала относительно недавно. Ограничения, введенные в связи с пандемией, повлияли на всех представителей бизнеса в стране. Для каких-то компаний они стали решающим фактором закрытия, для других – поводом для внедрения автоматизации в рабочие процессы.
Большая доля процессов в HR – это повторяющиеся, стандартные операции, напрямую не влияющие на конечный продукт или сервис. Но несмотря на кажущуюся простоту, эти процессы занимают значительное время. Так почему бы не дать HR-специалистам возможность раскрыть свой потенциал и вовлечься в стратегические вопросы, в которых их образование и опыт работы будут наиболее полезными?
EY провела исследование среди казахстанских компаний с целью определить нынешний уровня HR-автоматизации, процессов, которые уже были автоматизированы, а также долгосрочных целей, поставленных в автоматизации HR-функций. В опросе приняла участие 71 компания, оперирующая в различных индустриях, включая фармацевтический, банковский, нефтегазовый и добывающий секторы, сферу реализации потребительских товаров, логистику и др.
В результате исследования выявлено, что процесс автоматизации HR начался больше пяти лет назад только у 13% компаний-респондентов, тогда как 16% респондентов внедрили автоматизацию в функционирование HR-отделов в течение последних трех месяцев в качестве реакции на COVID-19 и удаленную работу. У 35% компаний внедрение автоматизации в HR-функцию началось 1-2 года назад и у 39% компаний – от 2 до 5 лет назад.
87% компаний согласились с утверждением, что автоматизация является важным инструментом сокращения времени, затрачиваемого на HR-процессы, снижения затрат на эти процессы и т.д. По результатам опроса было отмечено, что автоматизация HR-процессов наиболее актуальна для крупных компаний (более 1000 сотрудников), а также для организаций малого бизнеса с численностью сотрудников до 50 человек. Однако чаще всего небольшие компании не всегда могут в полной мере почувствовать положительный эффект от автоматизации, так как стоимость внедрения таких решений чаще всего окупается за счет больших объемов операций. Поэтому в таких организациях реже существуют бизнес-кейсы для внедрения автоматизации.
В более крупных компаниях автоматизированные процессы представлены в большем ассортименте – большое количество сотрудников предполагает большие объемы работ по расчету заработной платы, планированию фонда оплаты труда, рассылки расчетных листков и т.д. Автоматизация в данном случае снижает риск ошибки, а также время на обработку этих процессов. В маленьких компаниях автоматизированные процессы выгодны тем, что экономят время HR-специалиста, который чаще всего занимается полным спектром HR-функций в организации.
По результатам исследования кадровое делопроизводство и оплата труда являются наиболее автоматизированными HR-процессами среди компаний-респондентов. Также было отмечено, что компании, принявшие участие в опросе, используют от одной до 15 информационных систем по управлению персоналом, более половины респондентов ведут несколько информационных систем.
В стратегические планы компаний по автоматизации HR-процессов в ближайший год входит автоматизация кадрового делопроизводства (45%), оценки персонала (20%) и обучения (15%). Дополнительно было выявлено, что около 30% компаний, планирующих автоматизировать более 40% HR-процессов в ближайшие несколько лет, являются крупными компаниями с количеством сотрудников более 2000 человек. Однако такие же планы имеют и около 30% компаний с менее чем 50 сотрудниками. Этот показатель свидетельствует о том, что респонденты, вне зависимости от размера компании, понимают необходимость автоматизации HR-функции в ближайшем будущем.
В рамках исследования был детально проанализирован уровень автоматизации по пяти процессам в HR-функции компаний. Так, например, наиболее автоматизированными процессами по поиску и подбору персонала являются размещение вакансий (69%), заявки на поиск персонала (66%) и оповещение кандидатов (50%), и наименее автоматизированным процессом – адаптация персонала (6%). Наиболее распространенными автоматизированными HR-услугами в кадровом делопроизводстве являются заявки на отпуска (58%), заявки на перевод сотрудников внутри компаний (50%), а также увольнение (50%). Наименее автоматизированным процессом в компаниях является учет рабочего времени (3%).
Внутренняя HR-услуга по обучению и развитию, наиболее автоматизированная в компаниях-участницах опроса, включает в себя наличие онлайн-платформы для обучения сотрудников. Было выявлено, что в 90% компаний существует онлайн-платформа для обучения сотрудников, и только в 35% компаний заявки на обучение подаются с использованием автоматизированных решений. Самым широко автоматизированным HR-процессом в оценке персонала является периодическая оценка (72%). Наиболее часто этот процесс автоматизируют средние компании с численностью персонала от 100 до 200 сотрудников.
Респонденты оценивают эффективность внедренной автоматизации HR-процессов по количеству сокращенных часов ручной работы (82%), скорости HR-процессов (78%), количеству ошибок в HR-процессах (60%) и уровню удовлетворенности сотрудников качеством работы HR (42%). Однако несмотря на многочисленные преимущества автоматизации, организации в основном сталкиваются с такими препятствиями, как ограниченный бюджет (64%) и наличие других приоритетов (52%).
Дополнительно в рамках исследования была проанализирована распространенность чат-ботов, приложений, использующих предопределенные правила, и искусственный интеллект для обработки запросов пользователей и предоставления им ответов. В связи с повышением популярности мессенджеров, таких как, например, Телеграм, многие внедряют чат-боты именно в мессенджерах. Возможными применениями чат-ботов в HR-практике являются опросы среди сотрудников, exit-интервью при увольнении, приглашения на собеседование.
Однако по результатам опроса было выявлено, что только 22% компаний используют чат-боты или другие автоматизированные решения для ответов на вопросы сотрудников. Чаще всего чат-боты респонденты внедряют на базе Bitrix24, Telegram, Microsoft Teams, в основном они используются для предоставления информации по остаткам по отпускам, а также проверки статуса заявок на HR-сервисы.
В заключение стоит отметить, что постепенно казахстанские компании подстраиваются под современные реалии, в которых большие объемы информации диктуют необходимость в автоматизированных решениях и более взвешенный подход к использованию человеческих ресурсов. Результаты опроса показывают, что организации уже приступили к использованию технологий в ведении бизнеса, однако темпы развития зависят от приоритетов и целей самих компаний.
Николай Хан, старший менеджер практики консультационных услуг по управлению персоналом EY
