Фото: Руслан Пряников
Как владельцам бизнеса в сфере розничной торговли понять, нужно ли им автоматизировать внутренние процессы? Если доход и товарооборот магазина день ото дня заметно отличаются, пора вводить систему автоматизации учета, считает генеральный директор ТОО «ПРОСИСТЕМЫ» Антон Славиковский.
«Это позволяет увеличить доходность магазинов, аптек на 20-30% и на столько же оптимизировать товарные запасы. Доходность автоматизированного магазина может в 4-6 раз отличаться от аналогичного неавтоматизированного магазина», - сказал он в интервью корреспонденту центра деловой информации Kapital.kz.
- Антон, какие процессы можно автоматизировать в ретейле? До начала нашего интервью вы сказали, что есть разница между тем, как это делается в небольших продуктовых магазинах, крупных сетях, в аптеках и магазинах одежды.
- Магазины у дома можно разделить на 3 категории. Те, которые еще не автоматизированы, магазины, которые уже пошли этим путем, и те, у которых весь бизнес управляется с помощью специализированных программ и торгового оборудования.
Предприниматель, открывая магазин, еще точно не знает, будет ли бизнес успешным. В случае, когда торговля в нем начинает расти, владелец нанимает персонал, чтобы передать часть функций, и вот тут возникает необходимость управления и контроля. Самое время начинать автоматизацию. На упаковках товара есть штрихкоды, с помощью сканера для их считывания программа узнает, что это, например, яблочный сок с установленной на него ценой, фиксирует продажу. Владелец точно знает, сколько товаров было продано и сколько денег должно быть в кассе.
Когда хозяин магазина точно знает размер выручки – это уже хорошо. На следующем этапе он хочет точно знать, сколько товара у него на полках, что позволяет минимизировать хищения. Инвентаризация в автоматизированном магазине делается по штрихкодам и позволяет получить точную информацию по остаткам каждой позиции. Когда же инвентаризация делается вручную, то возможно посчитать приблизительную сумму остатка товара, переписывая каждую цену товара. Делается большая работа, но результат неточный.
Следующий уровень – автоматизация заказа товара. В магазине у дома 4-6 тыс. наименований, как рассчитать сколько и чего надо заказать? Для этого необходимо понимать, какова скорость продаж по каждой позиции и какой товарооборот в магазине. Внедрение модуля автозаказа позволяет эффективно управлять этим процессом и за считанные минуты получать точный заказ по каждой позиции.
- Как модуль это рассчитывает?
- Делается аналитика истории продаж за выбранный нами период, например за последние 2 месяца, программа выясняет, что в день магазин продает столько-то единиц такого-то товара. Поставщик приезжает раз в неделю, соответственно, период, на который нужно обеспечить товарный остаток на складе. составляет 9-10 дней. На них умножается количество ежедневно продаваемого товара, от полученного количества минусуется то, что есть на складе, и вот тот объем, который надо заказать. Конечно, есть много нюансов, я упростил описание процесса. Обычно к этому владелец бизнеса приходит через полгода после начала автоматизации.
- Что еще можно сделать в продуктовых магазинах?
- Владелец, работая с ассортиментом, может значительно увеличить доходность определенной группы товаров, если знает, как их разместить на более выгодных позициях на полке, результат сразу виден в продажах. Правильное управление ассортиментом позволяет повысить прибыль с полки, оптимизировать места на них, заменить один товар другим, который будет пользоваться спросом. Программа позволяет вести учет занятых полок, учет маркетинговых бюджетов поставщиков.
Кроме того, в продуктовом магазине можно использовать терминал сбора данных, который позволяет автоматизировать процесс приема товара. Считываем им штрихкод на всей партии за несколько минут, затем подсоединяем к персональному компьютеру и загружаем всю информацию в базу. Не надо вручную заносить накладную каждого поставщика в базу, что занимает время и чревато ошибками – вы принимаете товар по штрихкоду и по нему его же его продаете.
Вторая функция такого терминала – он позволяет перепроверить актуальность ценников, сканируем штрихкод на товаре и тут же видим на экране информацию из базы, если цена не совпадает с ней, меняем ее и таким образом избегаем убытков.
Третья функция – точная и быстрая инвентаризация, ее нужно делать ежедневно. В магазинах у дома продавцы могут меняться каждые 15 дней – отработали смену и уходят.
- Как делать ежедневную инвентаризацию, если вы сказали, что в магазине 4-6 тыс. наименований товаров?
- Правила хорошего управления заключаются в том, чтобы ежедневно выборочно делать ревизию разных групп товаров. На это нужно полчаса-час, но позволяет держать руку на пульсе.
Также необходимо ежемесячно проводить акты сверки с поставщиками - это тоже важный элемент контроля, и программа позволяет это делать быстро, исключить ошибки и избежать некорректного оформления документов.
- С магазинами понятно, а как специфика автоматизации аптек?
- В магазине ассортимент товара формируется в зависимости от графика поставщиков и ситуации на полке, в аптеке ежедневные поставки и не важно, что лежит на полке - заказывают то, что продают за день. Поэтому автозаказ для них даже важнее, чем для продуктовых магазинов, чтобы ежедневно не тратить ресурсы провизора или фармацевта на ручное оформление заказа. Но если аптека большая или сетевая, то помимо фармпродукции в ней представлены сопутствующие товары – кремы, массажеры, детская уходовая косметика и т.д., они будут продаваться тогда, когда хорошо выставлены на полке, в этом деле планограмма в помощь.
Еще одна специфика работы аптек заключается в том, что они продают, например, «Колдрекс» и упаковками, и пакетикам, то есть большой товар делится на маленький. Автоматизация позволяет просто и быстро вести учет как упаковок, так и пакетиков.
Кроме того, для аптек есть хороший агрегатор фармпродукции, который позволяет за небольшую абонентскую плату видеть все предложения производителей, цены, объемы и заказывать все необходимое. Если аптека не автоматизирована, провизору приходится заходить на сайт, забивать свой заказ вручную, после его доставки самому вносить все по накладной в базу. При автозаказе можно за считанные секунды оставить заявку на этом агрегаторе, затем готовые накладные загрузить в компьютер, сверить информацию из них с фактически поступившим товаром. Все, никаких сложностей и потери времени.
- Аптекам действительно нужно каждый день заказывать продукцию?
- Компания «Гедеон рихтер» проводила исследование и выяснила, что товарные запасы аптек в Украине формируются на 15 дней торговли. Ежедневные заказы оправданы тогда, когда у аптеки мало денег, но как только она выросла, совершенно спокойно можно делать заказ 1-2 раза в неделю, у нас есть такие клиенты. При автоматизации один человек может делать заказы, прием товаров, вести учет денег для 6 аптек.
- И насколько тогда вырастает доход аптеки?
- Мы проводили семинары для руководителей аптек, на которые приглашали наших клиентов. На этот вопрос они отвечали, что выручка вырастает, как в магазине, на 20-30%.
- Во сколько обойдется автоматизация тем и другим?
- Минимальный набор оборудования – персональный компьютер и ручной сканер штрихкода, он стоит 20-40 тыс. тенге, цена компьютера – это уже предпочтение владельца. Затем нужна программа учета, мы используем «1С: Розница для Казахстана», которая стоит 64 тыс. тенге. Плюс услуги по установке и настройке, цена которых стартует со 150 тыс. тенге.
Если на кассе устанавливать комплект специализированного оборудования - сенсорный моноблок, дисплей для покупателя, отображающий для них цену товара и общую стоимость всей покупки, ручной и стационарный сканер штрихкодов, позволяющий пропускать большой поток товара, то стоимость начинается с 300 тыс. тенге. Мы в своей работе отказались от использования дешевого оборудования, потому что оборудование, цена на которое на первый взгляд кажется низкой, через 2-3 года выходит из строя и предпринимателю приходится покупать новое. Стоимость комплекта качественного оборудования начинается с 500 тыс. тенге.
Кроме того, по законодательству обязательно нужно установить онлайн-кассы. Я рекомендую использовать программные кассы, при небольшом ежемесячном платеже в 3 тыс. тенге предприниматель получает полный сервис.
Дополнительно я рекомендую приобрести денежный ящик с электронным замком, который открывается после печати чека, когда надо либо положить в ящик наличные деньги, либо их оттуда взять, что минимизирует контакт продавца с наличностью. Он будет стоить еще 30-50 тыс. тенге.
Таким образом, средняя автоматизация небольшого магазина с хорошим оборудованием стоит 1-1,2 млн тенге. Ежемесячное сервисное обслуживание на нашем рынке обойдется в 25-30 тыс. тенге.
В торговых залах больших супермаркетов ставят весы с печатью этикетки, они по номеру товара и весу печатают штрихкод, который быстро считывается на кассе, стоят они 180-400 тыс. тенге. Но есть весы с машинным зрением, которые сами определяют, какой товар на них положили и выдают этикетку с суммой, их стоимость составляет 1-2 млн тенге.
В заключение я хотел бы обратить ваше внимание на то, что автоматизация – это не программа, не оборудование. Это внедрение комплексной технологии учета, выполнение определенных процедур со стороны предпринимателя и персонала. В результате доходы владельца бизнеса увеличиваются, расходы сокращаются, а персонал работает в комфортных условиях и с высокой заработной платой.
