Как сократить расходы на подписание документов в 10 раз
ФОТОГРАФ

upr.ru

24.12.2018 • 07:05 985

Как сократить расходы на подписание документов в 10 раз

Новые сервисы для предприятий

Многие компании по-прежнему используют традиционный бумажный документооборот. При этом они стараются частично, либо полностью автоматизировать процесс, что дает ряд преимуществ.

Электронный документооборот является единым механизмом движения документов, созданных на базе компьютерных средств и оформленных специальной электронно-цифровой подписью. Этот механизм может быть успешно реализован на малом предприятии, в крупной компании или огромной корпорации.

По данным исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов — от 30 до 60%.

К стратегическим преимуществам внедрения электронного документооборота, влияющим на эффективность работы организации и связанным с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, можно отнести повышение качества управления и оптимизации бизнес-процессов. Это значит, что качество работы с информацией возрастет за счет сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов.

Электронный документооборот поможет увеличить скорость обработки информации, их прозрачность, а также повысит уровень информационной безопасности. То есть, участники рабочего процесса получают определенную степень доступа к базе документов компании, а любые действия сохраняются компьютерной системой. Также существенно снижается вероятность утечки информации.

К тому же, благодаря электронному механизму появляется возможность быстро искать, создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически формировать реестры, отчеты и сводки, что улучшает качество и оперативность выполнения работы.

В качестве дополнительного положительного эффекта стоит отметить повышение уровня корпоративной культуры. Каждый сотрудник компании знает обо всех корпоративных процессах, поскольку подразделения имеют единое информационное поле.

К примеру, можно обратиться на сайт ISMET.kz и найти сервис «Подпиши.Онлайн». Проект помогает подписывать любые документы через интернет: доверенности, приказы, акты выполненных работ. Сервис работает на базе ЭЦП. Сервис работает без использования дополнительных приложений. Нужно лишь зайти на сайт и поставить подпись. Это в 10 раз сокращает расходы на подписание документов, в 3 раза ускоряет бизнес-процессы. У пользователя есть возможность одновременно подписывать документы вместе с коллегами или клиентами.

Для этого не требуется специальное устройство или дополнительные программы — подойдет любой девайс. При этом, ни один документ не затеряется, ведь все документы пять лет хранятся на облачном сервере.

Стоит отметить, что преимущества автоматизации документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования технологии. Предприниматель получает удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов, служб документационного обеспечения, IT-специалистов. Ключевыми преимуществами использования таких сервисов станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Узнавайте больше об интересных событиях в Казахстане и за рубежом.
Подписывайтесь на нас в Telegram

Заметили опечатку? Выделите ее мышью и нажмите сочетание клавиш Ctrl+Enter.

электронный документооборот

24.12.2018 • 07:05 985

Поделиться
Отправить
Вотсапнуть
Как сократить расходы на подписание документов в 10 раз
  • Центр деловой информации Kapital.kz — информационное агентство, информирующее о событиях в экономике, бизнесе и финансах в Казахстане и за рубежом. При работе с материалами Центра деловой информации Kapital.kz разрешено использование лишь 30% текста с обязательной гиперссылкой на источник. При использовании полного материала необходимо разрешение редакции. Редакция Kapital.kz не всегда разделяет мнения авторов статей. При нарушении условий размещения материалов редакция делового портала имеет право на решение спорных моментов в законодательном порядке.

  • Яндекс.Метрика
    Система Orphus