Документальное сопровождение любого дела является залогом устойчивого ведения бизнеса. Невидимый фронт работы порой имеет стратегическое значение, будь то оформление соглашений, договоров, актов, различных сделок, операций. Чтобы выстраивать правильную организацию делопроизводства, многие компании сегодня ищут новые, более совершенные решения, а также уделяют внимание подбору ответственных сотрудников. Особенно актуален этот вопрос для участников внешнеэкономической деятельности, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Сегодня компании активно интегрируются в международную экономику. Казахстанский бизнес этот тренд также не обошел стороной.
Юридическая часть работы с иностранными структурами зачастую обусловлена издержками, связанными с расстоянием, дополнительными условиями и требованиями. Упростить процессы по этой части может международный электронный документооборот - МЭДО. Эта система позволяет вести быстрый обмен документами благодаря облачной платформе idocs. Ее функционал предполагает создание документов, редактирование, поиск, хранение и поддержку взаимодействия между сотрудниками организации.
В сентябре этого года МЭДО стал первым сервисом по электронному документообороту между Казахстаном и Россией, работающим в правовом поле. Документы, используемые на его платформе, имеют юридическую силу, согласно закону № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 07.07.2003. Применение МЭДО idocs с электронными подписями также соответствует требованиям Закона РК «Об информатизации» от 24.11.2015 года.
Сегодня в Казахстане услугами idocs пользуется более 4000 клиентов. В числе пользователей платформы idocs Philip Morris International, Nazarbayev University, Toyota, Aviata.kz, Ozon, курьерская компания Exline и многие другие.
Выбор в пользу МЭДО можно объяснить рядом преимуществ системы относительно бумажных носителей.
Во-первых, международный электронный документооборот позволяет повысить скорость обработки и передачи документов. Если ранее на обработку деловых бумаг у работников затрачивались часы, то теперь имеется возможность сделать это буквально в несколько кликов. Если, к примеру, нужно доставить документ из Алматы и Москвы, то посредством idocs это займет буквально 10 секунд. Для осуществления же процесса через транспортную компанию понадобится как минимум восемь дней.
Во-вторых, электронный документооборот снижает риски потери или порчи документов. Фактор физической утери определенного договора при его транспортировке имеет место быть. Кроме того, при передаче из рук в руки он может повредиться. Это, безусловно, доставляет неудобства и может привести к дополнительным обременениям.
Третий плюс состоит в том, что в МЭДО процедуры подписания, утверждения и отправки документов осуществляются мгновенно. Это повышает производительность работы и исключает вероятность срыва сделки из-за затягивания сроков.
В-четвертых, виртуальный оборот документов позволяет снизить расходы. В частности, отсутствует необходимость в тратах на бумагу, печать, хранение, доставку документов. Для отслеживания документооборота не нужен целый отдел с сотрудниками.
В-пятых, сервис обеспечивает наличие доступа к необходимым документам из любой точки мира онлайн. Это снимает многие вопросы для организаций, имеющих филиалы или удаленные подразделения. При этом пользователь может в любой момент отследить статус документа, найти исполнителя и ознакомиться со всей историей изменений.
Платформа idocs предполагает высокий уровень защиты данных. Оформление сделок на ее основе обеспечивает безопасность клиентам.
