Последние два месяца года, как правило, в каждой организации время аврала: надо подвести итоги квартала, года, подумать о развитии бизнеса. А это и поиск потенциальных заказчиков на тендерных площадках, сбор статистики по текущим клиентам, планирование рабочего времени своих сотрудников. Можно ли автоматизировать эти процессы? Многие крупные компании уже освоили RPA. Теперь активно подключаются и предприятия среднего масштаба.
RPA (robotic process automation) – это технология, которая позволяет компьютерному ПО имитировать действия, которые обычно выполняют люди, взаимодействуя с цифровыми системами, для выполнения бизнес-процессов. То есть часть рутинной и объемной работы можно доверить роботам. Это специально разработанные алгоритмы, которые встроены в работу вашего предприятия или компании. За счет такой автоматизации сотрудники могут не отвлекаться на рутину, а заняться более сложными и стратегическими вопросами.
Существует множество примеров успешного использования RPA для автоматизации процессов в финансовом секторе, отделах HR, бухгалтерии, закупках, организации продаж и маркетинга и т.д. Результаты применения роботов указывают на эффективность этого подхода для расширения бизнеса. Так, по мнению разработчиков, внедрение RPA позволяет сэкономить 20-60% бюджета компании. Эффекты от внедрения технологии не ограничиваются оптимизацией затрат: компании получают дополнительные положительные эффекты, прямо или косвенно влияющие на увеличение прибыли.
Эксперт по цифровой трансформации в Beeline Казахстан Михаил Гладких помог составить небольшой список работ, которые можно доверить современным технологиям. Оказалось, что сегодня в компании работает 19 «роботов», которые выполняют более 400 бизнес-процессов. Таких результатов компания достигла всего за 3 года. Помимо этого, они также оказывают услуги по внедрению и сопровождению роботов своим клиентам.
Найти объявления на тендерных площадках и завести их в CRM. Обычно процесс поиска объявлений на тендерных площадках довольно трудоемкий, особенно когда у вас большой объем предоставляемых услуг. Помимо этого, такая работа требует большой концентрации и внимательности, из-за чего очень часто возникает проблема быстрого выгорания сотрудников и текучки кадров.
Раньше в Beeline Казахстан этот процесс выполнялся вручную двумя сотрудниками и составлял более 6000 операций в месяц.
Что делает робот? Авторизоваться на сайтах тендерных площадок и искать конкурсы по выбранным критериям. Затем сформировать список найденных объявлений и выслать сотрудникам, которые отвечают за продажу той или иной услуги, в CRM или электронной почте для дальнейшей обработки.
В результате роботизации такого процесса компании удалось сэкономить более 1500 часов рабочего времени сотрудников и распределить их на другие задачи, сократить время на отработку операции в 2 раза и минимизировать риски, связанные с упущенной выручкой в 40%.
Провести счет-фактуры в финансовой системе. Любая компания на законодательном уровне должна документально подтверждать факт отгрузки товара или предоставления услуг. Очевидная сложность такого процесса появляется, когда у компании возрастает документооборот с клиентами.
Ранее в Beeline Казахстан такой процесс выполнялся вручную ежедневно и занимал более 1200 часов в месяц, а количество операций доходило до 11 000, что влекло за собой перегруженность отдела бухгалтерии.
Что делает робот? Робот заходит в финансовую систему, авторизуется, находит поставщика по реестру и вносит детали в счет-фактуры, рассчитывает налог, копирует номер полученной квитанции и переносит ее в реестр, после чего сохраненный файл отправляет на почту бухгалтеру. Так он проводит счет-фактуры в финансовой системе.
Роботизация похожего процесса позволила разгрузить бухгалтерию более чем на 1000 рабочих часов и ускорить его в 4 раза. А также оптимизировать ФОТ (фонд оплаты труда) за счет сокращения найма новых бухгалтеров.
Выгрузить электронные акты выполненных работ. Каждый из нас не любит выполнять одно и то же действие по несколько раз. Так, например, в бухгалтерии Beeline Казахстан ежемесячно сотрудники занимаются выгрузкой данных АВР с одного портала на другой. В месяц проходит до 16 000 операций, что занимает порядка 530 часов.
Что делает робот? Для начала заходит на портал esf.gov.kz, после чего обращается к бухгалтеру для ручного набора ключа. Попадая в систему, скачивает все непросмотренные АВР, копирует из них необходимую информацию в базу данных, после чего смотрит на портале все полученные АВР и сверяет статус по регистрационному номеру.
За счет роботизации такого процесса в Beeline Казахстан ускорили обработку документов в 3 раза и разгрузили бухгалтерию на 22%.
Ведение справочника адресов активов компании. У любой компании, будь то сеть супермаркетов или крупный банк, есть бесчисленное количество активов в виде оборудования. Отслеживание и фиксация перемещения этих активов обычно ложатся на плечи департамента IT и бухгалтерии и выполняются вручную.
В свое время с похожей проблемой столкнулся Beeline Казахстан. Из-за большого количества оборудования было сложно вести учет без каких-либо потерь, так как в месяц таких операций насчитывалось более 42 000. В результате было принято решение создать единый справочник адресов перемещения активов компании (ноутбуки, мониторы, и т.д.) и дальнейший роботизированный учет.
Что делает робот? IT-сотрудник по-прежнему выдает и принимает оборудование, то есть он должен самостоятельно создать заявку на перемещение. А уже на следующем этапе робот получает новую заявку, проверяет корректность заполнения, вносит перемещение в финансовой системе и закрывает заявку, тем самым зафиксировав его.
В результате роботизации такого процесса были минимизированы риски потери оборудования, а также ускорен процесс в 3 раза и сэкономлено более 500 рабочих часов в месяц, при условии аналогичного количества операций.
Сверка ЭСФ с приходными накладными в 1С. Процессы по сверке документов всегда требуют большой внимательности и концентрации. А сверка ЭСФ с приходными накладными в 1С может занимать до 25% рабочего времени бухгалтера. Так, например, в Beeline Казахстан эту работу выполняли 37 сотрудников, которые воспроизводили процесс вручную, а количество операций в месяц составляло более 6 000.
Что делает робот? По мнению специалистов, поиск и создание ЭСФ к поступлению ТМЗ и услуг по операционной деятельности можно легко роботизировать. Так, например, робот может заходить на портал и находить ЭСФ, а также соответствующую ЭСФ в 1С. После чего сверять данные из обеих систем и по необходимости вносить их в финансовую систему. Помимо этого, робот может сверять файлы по поступлениям, проводить рассылку по контрагентам, у которых не загружены ЭСФ, а также проводить сверку за квартал и создавать отчет.
Согласно опыту Beeline, роботизация такого процесса может позволить сэкономить более 1500 часов в месяц, в денежном эквиваленте это может составлять более 2,5 млн тенге в месяц.
Автоматизация активации скидок. В рамках высокой конкуренции каждый клиент на вес золота, и любая компания всеми силами пытается добиться его лояльности. И Beeline Казахстан не является исключением. Каждому абоненту в годовщину подключения к услуге «Интернет дома» полагается скидка на тарифный план. Но этот процесс довольно трудоемкий, в силу большого количества клиентов очень сложно вовремя вручную активировать скидки тарифного плана и никого из абонентов не упустить, так как количество таких операций превышает 21000 в месяц.
Что делает робот? За счет технологии RPA такой процесс можно переложить на робота, который, в свою очередь, будет самостоятельно отслеживать годовщину подключения абонента в системе, формировать списки и применять необходимую скидку к логину абонента.
В результате роботизации аналогичного процесса было сэкономлено более 1000 рабочих часов в месяц и ускорена работа в 3 раза.
И это только небольшая часть работы, которую можно автоматизировать. Роботы могут заполнять формы, сверять данные, выгружать и загружать информацию. По разным данным, до 86% компаний, внедривших RPA-решения, повысили производительность бизнеса, а почти 60% — снизили расходы. Поэтому можно предположить, что RPA все чаще будут применять компании из разных сфер.
