От чего зависит эффективность проектных команд и что такое проектный менеджмент? На эти вопросы ответила Сауле Смадьярова, консультант консалтинговой компании Margo & Partners, Astana.
Учитывая, что в настоящее время в Казахстане продолжает усиливаться интерес к проектному менеджменту, вопросы формирования и развития проектных команд и проектной культуры остаются по-прежнему очень актуальными. Каждый руководитель проекта понимает, что наличие сплоченной и эффективно работающей команды является одним из главных гарантов успеха проекта. Но что важно знать руководителю в процессе формирования и управления командой проекта, чтобы не упустить важные моменты и не допустить стихийного командообразования со всеми вытекающими последствиями ?
Как показывает наша консалтинговая практика, ключевыми моментами, которым не придается должного внимания и которым, собственно, и посвящена данная статья:
1) любой коллектив проекта имеет свой жизненный цикл, который проходит параллельно с жизненным циклом проекта;
2) в проекте, также как и в любой устойчивой организационной системе, развивается уникальная организационная среда – культура проекта, которая определяет качество прохождения жизненного цикла команды, как и всего проекта.
Жизненный цикл проектной команды состоит из нескольких этапов, которые, в свою очередь, имеют свои особенности. Руководителю проекта важно знать и понимать эти особенности и соответственно определять свои действия по управлению командой.
В жизненном цикле команды проекта выделяют следующие этапы:
– этап ориентации (формирования);
– этап борьбы;
– этап установки норм поведения и общения;
– основной этап работы (рабочая стадия и реорганизация);
– заключительный этап (расформирование).
Этап ориентации
На данном этапе происходит этап становления команды, члены команды знакомятся друг с другом, пытаются понять цели проекта, объем работы, кто здесь лидер, что ожидают от меня, как вписаться в команду, что представляют собой другие члены команды. В атмосфере коллектива присутствует неопределенность, неуверенность, поверхностный характер взаимоотношений.
На данном этапе руководителю важно сориентировать членов команды. Ответить на все имеющиеся вопросы, озвучить и донести миссию, цели, план реализации проекта, провести мероприятия, направленные на знакомство и сближение коллектива. Все это позволит снизить отчужденность между сотрудниками.
Главную роль в формировании культуры проекта в этот период играет руководитель проекта, который активно влияет на декларирование и подержание основных элементов проектной культуры. Его задача заключается не только в том, чтобы обеспечить «срабатываемость» членов команды друг с другом, но и перевести отношения между членами команды из индивидуалистических в русло командной работы. Во многом успех на данном этапе будет зависеть от масштаба проекта. Чем крупнее проект, тем сложнее и длительнее этот переход.
Если формирование и развитие команды происходит целенаправленно, то в культуре декларируются и поддерживаются предпринимательские черты: доступность лидера, децентрализация власти и коллегиальное принятие решений, отсутствие чрезмерного контроля, инициатива, открытость информации.
Этап борьбы
На данном этапе возможны борьба за распределение ролей, конфликты, раздел «зон влияния», возникает конкуренция между сотрудниками, разногласия с руководством, формирование коалиций, нарушение командных правил, появление неформальных лидеров.
Приток новых сотрудников создает угрозу зародившейся культуре. Дело в том, что проектная культура может состоять из нескольких «локальных» культур (субкультур), причем некоторые из них могут вступать в противоречие с основной культурой. В этой связи большое значение приобретает тщательный подбор персонала в команду, в процессе которого должны учитываться не только профессионализм, но и способность разделять основные культурные ценности.
Один из сложных этапов, когда руководитель должен проявить свою медиативную компетенцию и обучить сотрудников бесконфликтному взаимодействию.
Необходимо также посмотреть, каким образом члены вашей команды образуют подгруппы, есть ли в команде явные «звезды» и «аутсайдеры», чтобы затем правильно спланировать распределение нагрузки в команде. А также важно укрепить видение перспективы, обеспечить признание достижений команды и отдельных ее членов.
Этап установки норм общения
Это этап достижения сплоченности команды проекта, это происходит за счет достижения договоренности о правилах и нормах поведения и взаимодействия.
Конечно, на данном этапе остается еще много сомнений у членов команды: касательно их персональной роли в команде, насколько они должны быть преданы, разделять цели команды и подчиняться принятым нормам и правилам, правильным ли путем мы идем или нет. Но в целом на данном этапе можно выделить тенденцию к усилению межличностного понимания и притяжения, преданность командному видению перспективы, сотрудничество.
На данном этапе эффективным поведением руководителя можно считать умение создавать и поддерживать единство и взаимосвязь между членами команды, определение уровня личного вклада в работу команды, обеспечение объективной и регулярной обратной связи.
Основной этап
Если предыдущие этапы пройдены успешно и команда проекта «не застряла» на каком-либо из предыдущих этапов развития, то данный этап можно назвать самым продуктивным с точки зрения достижения целей проекта. Как правило, команда работает слаженно, высокое взаимное доверие, взаимовыручка и поддержка. В задачи руководителя будут входить: закрепление проектной культуры, контроль над сроками работ, помощь команде в предотвращении возврата к пройденным стадиям развития, поддержание духа постоянного совершенствования.
Заключительный этап
Особенностью данного этапа является «смешанность» чувств у членов команды проекта: с одной стороны, удовлетворение и радость от результатов работы, с другой – грусть от предстоящего расставания. Ключевой вопрос на данном этапе «Что дальше?». Очень важно грамотно расформировать команду после достижения ею поставленной цели. Как правило, некоторые участники команды будут задействованы в других проектах. И им снова нужно будет пройти все стадии жизненного цикла команды. Поэтому на стадии расформирования руководителю важно провести с членами команды обсуждение их опыта командной работы, отметить причины успехов и неудач. Проектная культура не пропадает бесследно по завершению проекта – она остается в «культурной памяти» членов команды проекта и проявляется в дальнейшей деятельности.
Все проектные команды проходят данные этапы, но точно определить продолжительность каждого этапа жизненного цикла проектной команды невозможно, поскольку каждая команда уникальна. Это зависит прежде всего от грамотного и эффективного управления руководителя проекта и от самих участников проектной команды.
Для того чтобы руководитель проекта держал руку на пульсе и мог отследить и оперативно отреагировать на все изменения и отклонения от идеальной «кривой» прохождения жизненного цикла и развития команды, необходимо регулярно проводить мониторинг и оценку не только результатов продвижения самого проекта, но и мониторинг эффективности деятельности и развития команды. То есть отслеживать основные тенденции, динамику развития команды, конкурентоспособность команды, внутренние ограничения и резервы команды.
