Фото: Руслан Пряников
Экономика Казахстана продолжает сталкиваться с проблемами повышенного инфляционного давления и ограниченными возможностями бюджета. В такой ситуации предприятиям необходимо оптимизировать затраты. Так, согласно исследованию EY Казахстан, около 20% опрошенных руководителей компаний планируют сокращение затрат на персонал, включая проведение корпоративных мероприятий, обучение и развитие сотрудников, а также размер премиальных выплат.
Здесь важно понимать, что «оптимизация» не означает урезание зарплат или массовые увольнения сотрудников. Речь идет о совершенно других инструментах. Например, о снижении доли работ, которые не приносят добавленной стоимости; или оптимизации структуры рабочего времени. Однако прежде чем внедрять любые инициативы по оптимизации, необходимо понять текущее положение дел в компании и выявить цели, которых намерен достичь руководитель:
- оценить эффективность использования имеющихся трудовых ресурсов;
- оценить возможности для оптимизации численности;
- определить затраты на содержание функций;
- спланировать количественную потребность в персонале.
Таким образом, в зависимости от целей результатами анализа могут быть - выявление недозагруженных подразделений или должностей, определение дублирования функционала или «лишних» уровней управления, которые не приносят добавленной стоимости для организации.
Одним из зарекомендовавших себя способов анализа является нормирование труда. Преимущество этого инструмента - возможность использования различных методов и адаптация под особенности организации. Например, для производственного персонала, выполняющего рутинную работу, используется хронометраж, который позволяет оценить время на выполнение отдельных операций. Для офисных сотрудников подойдет факторный анализ, когда для каждого процесса или операции определяются ключевые факторы, которые оказывают значительное влияние на трудозатраты. Это может быть количество договоров для юристов или количество пользователей для специалиста IT-поддержки.
В дальнейшем метод нормирования труда позволит выстроить прогностическую модель и поможет установить взаимосвязь между планируемой загрузкой и необходимой численностью работников. Приведем пример. Так, многие организации ежегодно сталкиваются с задачей планирования количества работников. Для этих целей в EY разработан специальный инструмент - «калькулятор». Он позволяет определить оптимальную численность сотрудников и их функций с учетом имеющихся факторов трудозатрат. Таким образом, каждое структурное подразделение с помощью модели может эффективно планировать количество персонала и своевременно реагировать на возросший объем работы.
Наряду с классическими инструментами оптимизации затрат на персонал развиваются и более современные и актуальные методы. Одним из них является пересмотр подходов к формату работы сотрудников - гибридный или удаленный. Помимо оптимизации затрат, связанных с содержанием рабочих мест, предоставлением питания и канцелярских товаров, покрытием расходов на релокацию, такой формат работы служит инструментом повышения мотивации и вовлеченности. Согласно глобальному исследованию EY Work Reimagined 2022, 80% респондентов ответили, что хотели бы работать два или более дней в неделю в удаленном режиме. В среднем участники опроса отмечают, что оптимальным является два-три дня. И только 22% считают, что всем сотрудникам стоит вернуться к стандартной пятидневке.
Остается актуальным и тренд гибкого рабочего графика. Например, 2/3 респондентов исследования заинтересованы в гибком начале и завершении рабочего дня, еще 1/3 опрошенных хотят сокращенную рабочую неделю. А 54% работников готовы покинуть компанию, если им не предоставят гибкого рабочего графика.
Обзор заработных плат и компенсаций за 2021 год по рынку Казахстана показывает, что гибкий и гибридный график работы практикуется в основном для офисных сотрудников (32,6%), а не для сотрудников производственных подразделений (9%). Более того, в компаниях для офисных работников предусмотрены как гибкий, так и гибридный форматы работы, тогда как производственный персонал не имеет возможности работать в таких режимах.
В то же время внедрение и поддержание гибридного формата работы требует постоянного развития технологий. Согласно результатам того же исследования, 64% респондентов хотят более совершенных технологий в офисе, а 48% отметили необходимость инвестиций в аппаратное обеспечение для комфортной работы из дома.
Подчеркнем, что автоматизация сама по себе является одним из инструментов для оптимизации затрат на персонал. Непрерывное развитие технологий и диджитализация уже являются частью нашей жизни – каждый день мы пользуемся приложениями, которые полностью заменили походы в банки и магазины, и переписываемся с ботами вместо привычной коммуникации с людьми. Поэтому целостный подход компании к автоматизации может дать значительные преимущества:
- повышение эффективности за счет высвобождения человеческих ресурсов для задач с более высокой добавленной стоимостью;
- повышение качества через снижение риска ошибок из-за человеческого фактора;
- повышение надежности за счет повышения непрерывности процессов – многие автоматизированные процессы могут работать без вовлечения человека, круглосуточно и без выходных;
- удержание персонала за счет смещения в сторону более стимулирующих и интересных задач для сотрудников.
Отметим, что в EY внедрение роботизированного решения при исследовании вовлеченности сотрудников позволило значительно снизить временные и человеческие ресурсы, необходимые для обработки данных: более чем в 4 раза сократилось время, затрачиваемое на рутинные расчеты.
Помимо рассмотренных в данной статье методов, существуют и другие инструменты анализа. Ведь в этом вопросе важно рассматривать оптимизацию численности не как способ сокращения количества работников, а как возможность повышения качества их работы.
Аманбек Акмергенов, старший консультант, группа консультирования по управлению персоналом, EY Kazakhstan
Диана Асабай, консультант, группа консультирования по управлению персоналом, EY Kazakhstan
