Документооборот переводят на безбумажный вид
В начале декабря председатель Агентства РК по информатизации и связи (АИС РК) Куанышбек Есекеев сообщил, что с 2010 года основная часть документооборота государственных органов будет переведена на безбумажный вид. Кроме того, с 1 января 2010 года государственные закупки также будут проводиться только в электронном формате по методу ценового предложения.
Как уточнили в АИС РК, только за 11 месяцев 2009 года объем документооборота в электронном виде между государственными органами посредством единой системы электронного документооборота (ЕСЭДО) составил 166609 электронных документов, или 95,66% от общего документооборота государственных органов, подключенных к ЕСЭДО. Общее количество электронных документов, ежедневно направляемых государственными органами посредством Центра ЕСЭДО, составляет в среднем 700 документов.
Как рассказала «Капитал.kz» Азиза Шужеева, заместитель председателя правления АО «Национальный инфокоммуникационный холдинг «Зерде», «возможность обработки документов в электронном виде с применением электронной цифровой подписи стала возможна, начиная с 2006 года». К этому времени была осуществлена интеграция системы с удостоверяющим центром государственных органов, реализованы возможности составления документов с применением электронной цифровой подписи. Параллельно, в части безопасной передачи данных был реализован проект Единой транспортной среды государственных органов – защищенной сети передачи данных, объединяющей ведомственные системы электронного документооборота. «Фактически, с разработкой новых правил электронного документооборота были запущены механизмы обмена документами в электронном виде между государственными органами», – заметила она.
Перевод на безбумажный вид работы с документами не будет зависеть от вида переписки (внешней или внутренней). Формируется он государственным органом в соответствии с формой хранения документа, определенной в номенклатуре дел, разработанной на основе «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций в формате электронного документа, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом министра культуры и информации от 29 апреля 2009 года. «Вместе с тем, – поясняют в АИС РК, – в настоящее время реализована электронная услуга, позволяющая осуществлять прием жалоб, предложений и откликов граждан и юридических лиц, подписанных электронной цифровой подписью, в электронном виде. Готовность к оказанию услуги «Прием и обработка электронных обращений физических лиц, отправленных с использованием веб-портала «электронного правительства» в ЕСЭДО государственных органов» обеспечена в 70 центральных государственных органах и аппаратах акимов областей, городах Астана и Алматы».
Кроме того, переход к электронному документообороту ведет и к ряду преимуществ перед использованием бумажной переписки. По словам Азизы Шужеевой, «в первые годы внедрения систем электронного документооборота во всем мире основным преимуществом этой технологии декларировалось сокращение затрат на бумагу». Однако дальнейшее развитие этого направления показало, что в некоторых случаях бумаги не уменьшилось, а даже наблюдался рост бумажного документооборота. Зачастую это связано со слабым использованием возможностей системы в части перехода на безбумажные технологии, что приводит к параллельному хождению документов как в электронном, так и в бумажном виде. В настоящее время можно отметить основные выгоды от использования: автоматизация и упорядочивание бизнес-процессов делопроизводства; облегчение поиска документов, ведущее к сокращению на 30% временных и трудовых ресурсов на выполнение этой операции; прозрачность процессов и повышение качества управленческих решений; сокращение времени прохождения и фактического времени доставки электронных документов; упрощение механизмов составления отчетности и автоматизация контрольных функций. «При этом необходимо понимать, что внедрение любой информационной системы, в том числе и системы электронного документооборота, требует соответствующего технического обеспечения и ежегодной поддержки его в рабочем состоянии», – отметила г-жа Шужеева.
Существующий в Казахстане межведомственный электронный документооборот кардинально отличается от аналогичных систем, используемых в странах Европы и СНГ, тем, что позволяет объединить и унифицировать ведомственные системы электронного документооборота всех центральных государственных органов. В Российской Федерации начат процесс формирования СЭД на федеральном уровне, также межведомственный электронный документооборот реализован в Республике Татарстан.
Как отмечают в АИС РК, «можно смело говорить о том, что проект ЕСЭДО Республики Казахстан уникальный по своей масштабности в мировой практике и может послужить положительным примером для других стран».
Остается открытым только вопрос, насколько активно воспримут такие нововведения сами сотрудники государственных органов. Например, сейчас госзакупки осуществляются традиционным способом и через центральный web-портал госзакупок, при этом большая часть госорганов и госорганизаций предпочитает традиционный способ госзакупок. Кроме того, пока нет перечня документов, которые будут иметь силу действия в электронном виде. Но эти моменты, скорее всего, дело времени.
