1. Главные новости
›
2. Технологии

Безопасное решение для офиса: как сократить расходы на печать

В MOST IT Hub рассказали об опыте внедрения решения Canon Автор: Дана Аскар

MOST IT Hub – это agile-пространство для технологических стартапов и IT-проектов Казахстана. Компания открыла свои двери в Алматы в 2022 году.

«Мы совмещаем более 80 компаний из сферы IT, которые развивают цифровой потенциал нашей страны. Мы больше, чем просто коворкинг, это community (сообщество с англ. – Ред.) единомышленников, в котором все помогают друг другу, растут и развиваются вместе», – рассказывает о хабе его Community Manager Фатима Кенжеева. Она добавляет, что у MOST IT Hub также есть филиал в Ташкенте. «Через этот филиал на базе партнерства мы выходим уже на рынок Центральной Азии», – делится спикер.

Для оптимизации расходов на печать MOST IT Hub приобрел летом прошлого года у компании Canon две цифровые печатные машины коридорного типа, а также две лицензии облачного решения uniFLOW Online, которое позволяет эффективно управлять процессом печати, сканирования и копирования.

Какие задачи стояли перед MOST IT Hub

«При планировании пространства MOST IT Hub стремился создать для своих сотрудников и резидентов удобный парк печатных устройств, предназначенных для больших объемов и имеющих необходимый функционал для контроля печати и сканирования. Компания понимала, что для качественной работы «домашние» принтера не подойдут, и находилась в поиске решения, которое полностью будет отвечать поставленным задачам», – рассказывает проектный менеджер компании SERVICE PRINT Алексей Мухортов. Спикер представляет компанию, которая реализовала проект аутсорсинга печати для MOST IT Hub, и является «GOLD» партнером Canon Kazakhstan.

Алексей Мухортов вспоминает день, когда он пришел с презентацией продуктов Canon для MOST IT Hub. «Мы используем комплексный подход hard + soft + service для подбора решений, поэтому проанализировали парк устройств MOST IT Hub, оценили нагрузки и подобрали оптимальное оборудование с учетом функционала и стоимости печати», – отмечает спикер.

Несмотря на большую популярность, «домашние» принтеры подходят только для личного пользования дома, но не для рабочего пространства с большим количеством сотрудников. Поэтому MOST IT Hub, учитывая печать больших объёмов документации, выбрал МФУ (многофункциональное устройство – Ред.) Canon коридорного типа, которые помогают эффективно управлять ресурсами. 

«Для MOST IT Hub мы предложили аутсорсинг печати: удалённый мониторинг состояния устройств, замену расходных материалов и обслуживание. Стоимость отпечатка фиксирована на весь срок контракта, исключая непредвиденные расходы. С помощью uniFLOW Online печать становится безопасной и контролируемой: можно ограничивать виды печати для отдельных пользователей, создавать политики безопасности и получать отчёты о печати», – заключает Алексей Мухортов.

Почему uniFLOW Online

«Нашей задачей было подключить к печати большое количество пользователей: у нас более 500 резидентов. На рынке существуют коробочные решения, для которых необходимо больше человеческих ресурсов: системный администратор, дополнительные люди, которые будут контролировать процесс. Это очень дорого, – обращает внимание Community Manager MOST IT Hub Фатима Кенжеева. – А uniFLOW Online – это уже готовое решение. Подключение резидентов к системе заняло не более одного дня, так как в компании уже были свои принтеры. Мы перешли на это программное обеспечение одномоментно: подключили всех наших резидентов, создали им учетные записи и обучили их. uniFLOW Online значительно облегчил нам жизнь».

Проектный менеджер компании SERVICE PRINT Алексей Мухортов поясняет, что если есть готовое к подключению оборудование, то интеграция базы пользователей в систему занимает не более 3–4 часов. «Вам не требуется содержать сервер: тратить человеко-часы на его обслуживание и нести затраты на электроэнергию. Если у вас растёт база пользователей, сервер также нужно постоянно обновлять. С uniFLOW Online это делать не нужно: нет необходимости загружать пространство лишними устройствами. Мы предлагаем полностью унифицированное облачное решение: безопасная, защищенная печать и сканирование», – обозначил спикер.

Результаты

Фатима Кенжеева делится результатами внедрения uniFLOW Online в MOST IT Hub. «Значительно улучшился процесс документооборота: мы избавились от мусорной печати, также сократилось время, которое уходит на печать», – утверждает спикер. Если раньше она проходила через сотрудников ресепшена, то сейчас резиденты могут удалённо отправить документ на принтер и самостоятельно распечатать его.

Community Manager MOST IT Hub рассказывает, что ранее в хабе отсутствовал процесс контроля печати. «Каждый из резидентов коворкинга мог печатать документы в любом количестве, вплоть до 50-100 страниц в неделю. Теперь перерасхода нет, так как можно контролировать процесс: устанавливать количество страниц и формат печати (черно-белый или цветной) для каждого пользователя», – говорит Фатима Кенжеева.

По ее словам, процесс безопасный и конфиденциальный: все зашифровано. «Вашу печать никто не видит: документ отправляется на печать напрямую. Это облачное решение: все хранится на серверах и защищено международными стандартами», – заверила спикер. Когда сотрудник подходит к принтеру, он вводит свой пароль, заходит в свою учетную запись, видит ранее отправленный на печать документ и распечатывает его. Войти в свою учетную запись можно также через QR-код.

О будущих планах

В MOST IT Hub сейчас установлены две цифровые печатные машины коридорного типа с программным обеспечением uniFLOW Online. В компании планируют увеличивать количество цифровых печатных машин коридорного типа из-за введения в эксплуатацию новых площадей. «uniFLOW Online – это очень удобное решение. Мы советуем всем компаниям переходить на это программное обеспечение. С точки зрения кайдзен улучшается процесс работы: резиденты меньше передвигаются по офису, экономится время, снижаются расходы. В результате мы сэкономили от 30-35% затрат на печать», – подчеркнула Community Manager MOST IT Hub Фатима Кенжеева.

О рынке печати

«Сейчас идет процесс цифровизации, но показатели по продажам у нас каждый год только растут. Я работаю на этом рынке с 2016 года», – уточняет Алексей Мухортов. Он сообщает, что с увеличением количества предлагаемых позиций также растет количество запросов от клиентов. «У нас представлена вся мировая линейка Canon: устройства для домашней, офисной и промышленной печати, программное обеспечение, «тяжелые» решения и так далее. Поэтому из года в год продажи растут, приходят более крупные клиенты», – объясняет проектный менеджер компании SERVICE PRINT.

Компания Canon вышла на рынок Казахстана в 2005 году. В прошлом году в Алматы на базе партнера компании – ТОО “SERVICE PRINT”– открылся первый шоурум, где можно ознакомиться с техникой Canon: посмотреть, как она работает. Поэтому в текущем году компания решила запустить роуд-шоу и в других городах Казахстана.

В Алматы также планируется запустить экспертный центр на базе одного из дистрибьюторов Canon. В нем будет представлено уже профессиональное оборудование. Компании смогут протестировать его, а также обучить свой персонал: при центре будет открыт обучающий хаб.

Партнерский материал

При работе с материалами Центра деловой информации Kapital.kz разрешено использование лишь 30% текста с обязательной гиперссылкой на источник. При использовании полного материала необходимо разрешение редакции.