Оцифровка документооборота — уже не опция, а необходимость

Чтобы сделать бизнес более эффективным, предприниматели оцифровывают как можно больше процессов. Согласно мировому исследованию Deloitte, количество организаций, использующих автоматизацию, за 2020 год выросло на 25%. Если в 2019 году было оцифровано 48% компаний, в 2020 году уже 73%. Один из факторов, который повлиял на взрывной рост цифровизации, – распространение COVID-19. В Deloitte  отмечают, что автоматизация – это спасательный круг для предприятий в пандемию. 

Карантин как отправная точка

В Казахстане пандемия также подстегнула компании ускорить автоматизацию бизнес-процессов. Поэтому после введения в марте 2020 года во многих регионах карантина часть предприятий решили ускорить оцифровку документооборота.

Например, до карантина Beeline уже изучала предложения на рынке по электронному документообороту. «Введение ЧП в марте 2020 года ускорило реализацию проекта — нам понадобилась всего неделя, чтобы настроить систему и запустить ее. С помощью ЭЦП мы стали подписывать договоры, принимать входящую и исходящую корреспонденцию, вести переписку с госорганами. Благодаря электронному документообороту нет сложностей с подписанием договоров», — отмечает начальник отдела документооборота Beeline Казахстан Асыл Каиржан.

За счет новой опции компании удалось заметно снизить административные затраты. «Более 50% документооборота уже перевели в онлайн. В планах наладить подписание всех внутренних документов через ЭЦП. Мы уже работаем над этим вопросом. Но самое главное – за счет подписания договоров ЭЦП мы значительно ускорили процесс заключения сделок. Если раньше на это требовалось до двух недель, то теперь от 10 минут до часа. Это в том случае, если наши контрагенты также используют сервис Doculite.kz или работают в системе электронного документооборота Documentolog»,  –  уточнила Асыл Каиржан.

Ускорение процессов

Три года назад полностью перевел свой документооборот «в цифру» ФРП «Даму».

«Это требование времени. Перед нами стояла задача сократить время на согласование документов, ускорить процесс заключения договоров. В 2015 году наладили в электронном формате работу канцелярии: принимали, отправляли письма. Позже автоматизировали процессы кадрового делопроизводства и работу коллегиальных органов. Теперь процессы голосования в фонде по вопросам гарантирования, получения выписок и протоколов заседаний проходят онлайн», - отметил управляющий директор ФРП «Даму» Айтмухамед Жакып.

За счет автоматизации документооборота фонд ускорил заключение договоров с МСБ. «Раньше подписывали договоры субсидирования в течение месяца. Ведь этот процесс был связан с физическим подписанием документа тремя и более сторонами. Также требовалось время на доставку договоров курьерами. К тому же предприниматель не всегда был доступен. За счет оцифровки документооборота подписание договоров ускорилось. Скорость подписания документов сократилась до 1-2 дней. У нас был кейс, когда в течение 30 минут свои электронные подписи поставили четыре стороны. При этом все подписанты были в разных городах», - сообщил собеседник. 

Введенный карантин не застал фонд врасплох. Кроме оцифровки документооборота в фонде были автоматизированы и другие процессы. Прием и рассмотрение заявок от заемщиков происходит онлайн. «В 2020 году 96,7% заявок на субсидирование ставки по кредиту, 90,5% - по предоставлению гарантии были поданы онлайн. За счет автоматизации у нас не было сложностей с переводом сотрудников на удаленку», - уточнили в фонде.

HR-процессы стали прозрачнее 

С 2019 года Казпочта перешла к централизованному обслуживанию HR-процессов по всему Казахстану. Год назад на базе Общего центра обслуживания был создан блок, который занимается HR-направлением. Раньше в районах, областных центрах заявки и приказы по сотрудникам делались на бумаге, как и другие кадровые документы.

«Сейчас все HR-процессы оцифрованы, даже папки «личное дело» сотрудников. Уже два года используем две интегрированные системы: учетную – SAP и систему документооборота кадрового администрирования – Documentolog.  Поэтому безболезненно смогли перевести работу в онлайн», - отмечает начальник отдела по автоматизации HR-процессов Казпочты Кайрат Туменбаев.  

Перевод документооборота «в цифру» позволил аккумулировать все договоры и приказы «в одном месте». «Это удобно, деятельность HR стала более прозрачной. Теперь исключен риск неправильного оформления договора, приказа – ведь в системе есть шаблоны таких документов. Риск потери какого-либо документа нулевой. Сейчас мы можем принимать на работу сотрудников удаленно и оперативно оформлять все нужные документы. Также благодаря оцифровке документооборота ведем переписку с госорганами», - отмечает собеседник.    

В Казпочте автоматизировано 30 HR-процессов. Заявки на отпуск с помощью системы электронного документооборота стали обрабатываться быстрее. «Теперь сотрудник может подать заявление на отпуск онлайн, достаточно иметь ЭЦП. До автоматизации процесса для принятия заявления на отпуск требовалось в среднем 1,2 дня. Ведь зачастую такие заявления поступали из регионов. Сейчас этот процесс занимает максимум 20-30 минут», - уточняет Кайрат Туменбаев.  

Легитимность договоров

В Национальном центре тестирования (НЦТ), который перевел документооборот в электронный формат в ноябре 2019 года, подсчитали, сколько бумаги удастся сэкономить.

«У нас много процедур осуществляется на бумаге. В год заключаем договоры с более 10 тыс. контрагентами. Это составители тестов для учителей, абитуриентов, редакторы. К тому же к нам поступает много корреспонденции от госорганов, в том числе на бумаге. Поэтому мы решили  начать работать с документами онлайн. Для нас было важно, чтобы при этом онлайн-документы имели такую же юридическую силу, как на бумаге. Раньше в год тратили 1 770 пачек бумаги. После перевода документооборота «в цифру», перехода на электронное тестирование этот показатель снизился до 200. В 2020 году сэкономили несколько миллионов тенге только на бумаге», - отмечает директор Центра Дидар Смагулов.

Сейчас около 99% документооборота НЦТ оцифровано. «Мы технически не можем перевести весь документооборот в онлайн, так как документы, связанные с защитой госсекретов, должны быть на бумаге. Это утверждено законодательно», - сообщил собеседник.  

По его словам, за счет автоматизации удалось сэкономить и время. «Раньше на подписание документов у меня уходило 40 часов в месяц. В неделю это 1,5 часа на разбор корреспонденции, подписание документов на бумаге. Теперь у меня есть возможность подписывать договоры с мобильного телефона с использованием ЭЦП», - делится Дидар Смагулов.

Некоторые проблемы еще остаются

Несмотря на то, что автоматизация документооборота положительно влияет на компании, не все из них готовы использовать эту опцию.

«К сожалению, некоторые наши контрагенты, да и в целом компании в Казахстане, пока не готовы подписывать договоры ЭЦП. Получить ЭЦП юридического лица несложно – на это потребуется лишь несколько минут. Если в компании появится электронный документооборот, и сотрудники поймут, что эта система эффективна, они будут доносить до своих партнеров все плюсы подписания договоров через ЭЦП», – уверена начальник отдела документооборота Beeline Казахстан Асыл Каиржан.

Еще одна опция, которая пока недоступна для казахстанских компаний  – подписание электронных договоров с нерезидентами через ЭЦП. 

«Для этого требуется аккредитация и участие доверенной третьей стороны, которая будет обеспечивать доверие при обмене электронными документами с ЭЦП. Пока в Казахстане не налажен электронный документооборот с Россией, Китаем и другими странами», — отмечает Асыл Каиржан.

Банки тормозят процесс

По ее словам, некоторые БВУ отказываются принимать доверенности с ЭЦП. «Некоторые учреждения не всегда готовы работать с онлайн-договорами, другими «цифровыми» документами. Они считают их нелегитимными. Когда мы отправляем такие документы через систему электронного документооборота, они не принимают их. Чтобы исправить ситуацию, ведем работу с ответственными инстанциями. Недавно в России повысили штрафы за некорректное ведение документооборота. Думаю, этот опыт может перенять Казахстан», — подчеркивает собеседница.

Не исключено, что в Казахстане может наблюдаться еще одна волна COVID-19. Поэтому работа компаний с бумажным документооборотом может усложниться. Комфортно будут чувствовать себя те организации, которые уже оцифровали бизнес-процессы. Это подтвердили в ФРП «Даму», Казпочте и других компаниях. С помощью перевода документов в «цифру» предприятия не только экономят время на работу с документами, но и бюджеты.

Высокий спрос на систему электронного документооборота подтверждают цифры. В 2019 году посредством сервиса Doculite.kz (продукт ТОО «Documentolog») было заключено 9,3 тыс. договоров, в 2020 году эта цифра выросла в 10 раз  –  свыше 92,4 тыс. договоров. Количество отправленных через эту систему документов за год выросло в два раза: если в 2019 году через Doculite прошло 493,7 тыс. документов, то в 2020 году – уже более 1 млн.