По одной из популярных версий неискушенных умов, робот – это человекоподобный аппарат, который выполняет определенные действия. На самом деле это программа, которая работает по заложенному алгоритму, выполняет определенные действия, которая используется для автоматизации повторяющихся задач. Главная цель использования этой технологии заключается в том, чтобы освободить сотрудников от рутинных процессов и сократить использование ресурсов компании. О том, на каких стадиях бизнес-процессов и в каких условиях внедряются роботы во время вебинара рассказал директор департамента налогов и права «Делойт» в Казахстане Елдос Сыздыков, передает корреспондент центра деловой информации Kapital.kz.
«В рутинные роботизированные операции входит выгрузка данных из «1 С Бухгалтерии», SAP, кабинетов и VRP и CRM-систем, используемых компанией. Это может быть переход между приложениями, например, из Excel в «1 С Бухгалтерию», а также работа с большими массивами данных для того, чтобы сравнивать цифры из каких-то таблиц, совершение математических расчетов, заполнение таблиц по определенной логике, формулам», – рассказал Елдос Сыздыков.
Какие бывают роботы? В «Делойт» разделил их на 3 группы. Роботы из первой группы имитируют простые действия, которые обычно выполняют сотрудники вручную. Роботы из второй группы ведут оператора, запрашивая необходимую информацию. К третьей группе относятся гибридные алгоритмы, которые используют все вышеперечисленные возможности.
Рассказывая, как компании используют роботов, менеджер Департамента налогов и права «Делойт» в Казахстане Вячеслав Яров привел в качестве примера сопоставление информации о поставках товаров на склады в двух разных учетных системах.
«Обмен данными происходил через электронную почту. Мы получали информацию об остатках в одной системе и должны были сверить с данными в нашей системе», – рассказал Вячеслав Яров.
До роботизации этого процесса сопоставлением занимался ответственный сотрудник в Excel, а затем его работу проверяло вышестоящее лицо, на это уходило 3-4 дня, пояснил он.
«Робот получает данные по почте, проверяет сообщения и после этого формирует исходный файл и высылает его отправителю. В итоге экономия времени составляет 1-2 дня и исключается человеческий фактор», – сказал Вячеслав Яров.
Другой вариант использования ботов – расчет зарплаты сотрудников в нескольких магазинах, выплаты отпускных и по больничным листам, начисление ежемесячных бонусов и выплаты при увольнении.
«Для работы робота мы структурировали данные и табеля сотрудников, сделали некоторые нововведения в системе расчетов и оптимизировали ее для робота, чтобы он мог это распознавать. На выходе мы получаем все необходимые для бухгалтера документы, например, платежную ведомость, нужную для банков документацию. Робот получает все файлы по электронной почте, обрабатывает, делает расчеты и высылает ответ с вложенными файлами отправителю. Время расчета зарплаты составляет менее 2 минут, то есть экономия рабочего времени бухгалтера составляет 3-4 дня», – сказал Вячеслав Яров.
Роботы очень удобны там, где требуется оформление документов по шаблону. Например, при заполнении платежных поручений, когда нет ни автоматизированной бухгалтерской базы, ни интернет-банкинга. Такая практика распространена взарубежных компаниях, заметил спикер.
Таким же образом робот получает письмо с кодом, формирует нужную строку получатель/дата/сумма/от кого платеж, потом по шаблону на основе своей базы данных составляет платежное поручение и высылает отправителю. Это может быть целый лист кодов, рассказал старший консультант департамента налогов и права «Делойт» Берик Кужамжаров.
«Это экономит время – 20 минут в день – ведь на расчеты уходит всего минута, плюс исключаются человеческие ошибки. По такому же принципу могут быть реализованы и другие задачи, например, заполнение трудовых соглашений, договоров и т.д.», – пояснил Берик Кужамжаров.
Однако некоторые процессы на сегодняшний день не поддаются автоматизации, тогда робот выступает в качестве ассистента, сделал оговорку Вячеслав Яров.
«Например, для заполнения налоговой декларации 328 формы необходимо собрать и проанализировать пакет документов и на основе этого заполнить форму, которую затем сдается в налоговые органы. При этом вся документация и расчеты сохраняются на локальном диске. Раньше мы писали для исполнителя инструкции и его работу надо было контролировать.Теперь мы пишем виртуальных ассистентов, которые проводят исполнителя по заданному алгоритму. При этом заполнение форм, чеклистов и архивирование документации осуществляется роботом. От человека требуется ввести данные, которые робот не в состоянии получить самостоятельно», – рассказал Вячеслав Яров.
Еще один пример работы бот-ассистента – подготовка файлов, которые требуют выгрузки информации из разных учетных систем, например, из SAP, «1 С Бухгалтерии», кабинета налогоплательщика, системы электронных счетов-фактур. Сведение всей этой информации в один файл можно доверить работу, а затем бухгалтер приступает к анализу данных.
«Это исключает механические ошибки и освобождает бухгалтера от рутинных задач», – подытожил Вячеслав Яров.
