Компании не один год, филиальная сеть, большой штат сотрудников, которые отсиживают на работе cвою зарплату, неподъемная аренда, а продажи то идут, то не идут. Бизнес уходит в минус. Знакомая ситуация? Думаю, данный кейс могли бы примерить на себя очень многие бизнесмены.
Что происходит с такими компаниями? Случился кризис, продажи резко упали, и, несмотря на то, что прошло уже два года, вернуться в нормальное русло никак не удается.
На самом деле причин для низких продаж достаточно много, вот только кризис и девальвация не входят в их число. Это скорее следствие, а не причина. А реальная проблема кроется в неэффективном управлении и неумении работать с клиентами. Мы чаще всего сталкиваемся с тем, что в народе называется «колхозный менеджмент». Когда кто-то кому-то брат или сват, а дела разруливаются втемную. Да, к сожалению, некоторые компании так и живут. И если они ваши конкуренты, то такую конкуренцию вряд ли можно назвать сильной.
Резкое снижение продаж — это первый предупреждающий сигнал.
Значит, не все так хорошо, как кажется. Нужно платить людям, нужно нести миллионные расходы, а отдачи от этого всего никакой. Это тот момент, когда нужно что-то делать, пока не поздно, потому что внедрять изменения надо было еще вчера.
Сказка о потерянном времени
Первое, что нужно осознать и предпринять, — это выявить из большинства сотрудников, которые не приносят никакой пользы компании, тех, кто действительно работает. Есть такая процедура, которая называется хронометраж рабочего времени сотрудника. Его не стоит проводить самому руководству, для этого привлекают квалифицированного наблюдателя со стороны. Наблюдатель будет фиксировать, чем конкретно занимаются ваши служащие, как распределяют свое рабочее время, а также сколько времени у них уходит на то, чтобы покурить, попить чаю или пообщаться с коллегами.
Как правило, подобные замеры наглядно демонстрируют, что 90% сотрудников занимаются не тем, чем должны заниматься, хотя и получают за это зарплату. Это люди, которые съедают потенциальную валовую прибыль компании. Такие работники часто встречаются среди технарей, бухгалтеров и других специалистов, которые не влияют напрямую на увеличение прибыли в компании.
Выполнение планов
В большинстве компаний, у которых большие обороты и много сотрудников, чаще всего кто-то один делает работу за всех — это стандартная ситуация, которая всегда будет происходить. Соответственно, одно из решений — основываясь на результатах хронометража, сократить того, кто не работает.
Второе — расстаться с теми, кто не выполняет план по своим показателям. Для этого, конечно, в первую очередь эти показатели нужно внедрить. Если рассматривать конкретно отдел продаж, то план составляется по объему денег или прибыли, которые данный сотрудник приносит в компанию. Если он не выполняет минимальные показатели по объему прибыли, то мы с ним прощаемся. Такие решения нужно уметь принимать, потому что сотрудники, которые просто отсиживают свое время, как раз и создают проблемы в вашем бизнесе.
Разделяй и властвуй
После того как в вашей команде останутся только эффективные люди, нужно провести реорганизацию структуры и процессов. Да, звучит сложно, но на самом деле все просто.
Нужно научиться делить весь рабочий процесс на этапы.
Возьмем, к примеру, производство.
Вы создаете некий продукт. Если это делают машины — отлично. Если это делают
люди, то должно быть разделение — это понятно практически каждому. Но почему-то
многие не применяют подобное разделение к отделу продаж, бухгалтерии, финансам,
маркетингу
У нас принято считать, что сотрудники должны быть универсалами, которые делают все и вся. Но это давно не актуально и не эффективно, поэтому откажитесь от подобных стереотипов. Сейчас в той экономической ситуации, в которой мы находимся, как раз универсалы будут уходить, и бизнес неизбежно просядет вниз, так как на этих сотрудниках держалось все. Именно поэтому нужно детально разделить функции ваших работников.
К примеру, в отделе продаж не должно быть одного продавца, ответственного за все. Должны быть сотрудники, которые принимают звонки и звонят сами, отдельно — те, кто продает, плюс те, кто ведет действующих клиентов. И для этого совсем не обязательно нанимать большой штат.
За счет реорганизации значительно срезаются расходы на неэффективных людей, и происходит их замена узкопрофильными специалистами, которые хороши в чем-то одном. Вам не нужен человек, который умеет делать все и стоит условно 500 000. Лучше взять пятерых за сто тысяч, которые будут делать то же самое быстрее, эффективнее и лучше. Тем самым вы увеличиваете пропускную способность вашего бизнеса и расширяете возможности своей компании.
Мотивация
Следующий важный момент — это мотивация обновленной команды. Каждый сотрудник должен понимать, что влияя на свой результат, он тем самым влияет на результат всей компании. Плюс он должен видеть, что от выполнения KPI зависит уровень его собственного дохода. Начинать нужно, конечно, с тех отделов, которые напрямую влияют на прибыль, но в целом система мотивации должна работать для всего штата, включая бухгалтерию и HR.
Конечно, оптимизация должна коснуться не только сотрудников компании. Нужно оптимизировать фонд оплаты труда и рабочее пространство, потому что аренда и зарплатный фонд — это всегда две самые большие статьи расходов. Дальше можно оптимизировать программное обеспечение, IT-решения, с которыми работает компания. Сейчас есть много альтернативных сервисов и облачных решений, из которых всегда можно выбрать и тем самым сократить свои расходы.
И еще одно решение, которое можно применить — это выстроить такую мотивацию, чтобы каждый из сотрудников, работающих в компании, начал приносить деньги.
Каким образом? У каждого из этих людей есть друзья, знакомые, родственники, которых они могут привлечь в качестве клиентов. Конечно, заставлять никого не нужно, но вы можете продемонстрировать им такую возможность, а дальше они уже сами примут решение.
Реально или нереально?
Для многих оптимизация собственного бизнеса — это что-то долгое, сложное и невыполнимое. Конечно, в больших компаниях по умолчанию должна быть команда, которая осуществит реорганизацию. Если мы говорим о малом и среднем бизнесе, то у них вероятнее всего таких людей нет. И здесь важно понимать, в каких ключевых вопросах собственник должен сам держать руку на пульсе, а что можно отдать на аутсорс. Глубинные процессы, такие как продажи, маркетинг, привлечение и удержание клиентов вы не отдадите на аутсорс. В этом и нет необходимости, потому что все не так сложно, как кажется.
Если разложить процесс на этапы, шаг за шагом, то все становится понятным и достижимым.
Когда у собственника достаточно знаний и умений, он понимает, что необходимо изначально построить такую модель, которая не нуждается в оптимизации, потому что она уже оптимальна. Как бы громко стартап или новая компания о себе ни заявляли, важно понимать, есть ли у них за спиной что-то твердое. А твердое — это как раз процессы и документация. Если это не просто кусок бумаги, который кто-то написал за деньги, а действительно то, чему люди следуют, такая компания будет непобедима. Она пройдет через кризисы, сложности и ошибки. Сейчас выигрывают те компании, которые аккуратны в своих действиях и точно знают, что они делают.
