Когда бизнес переживает нелучшие времена, приходится сокращать персонал. В числе первых жертв оптимизации бюджета обычно оказываются маркетологи и пиар-специалисты как сотрудники, лишь опосредованно влияющие на прибыль. И тогда отдувается личный помощник, на которого перекладываются «обезглавленные» функции. Сергей Козлов, директор компании «Мегаплан», рассказывает, как не стать жертвой экономии, выбрать личного помощника и сработаться с ним.
Разделяй и властвуй
Я уверен в том, что помощник руководителя, каким бы высококлассным специалистом он ни был, не может быть хорошим пиарщиком. Пиар — это специальная деятельность, которая требует от человека определенных знаний и качеств характера. Личный помощник, или персональный ассистент, — тоже специфическая работа со своими требованиями к личным и профессиональным качествам. Хотя одно другому не мешает, и знания в области пиара помощнику тоже не помешают.
Многие считают, что хороший помощник сам по себе является пиаром для своего руководителя. Отчасти согласен. Безусловно, он своей работой вносит вклад в создание имиджа компании, но не более того. Велик соблазн официально объединить эти обязанности, но все же я за разделение труда. Если нет денег на штатного пиар-специалиста, лучше отдайте пиар на аутсорсинг. По крайней мере в «Мегаплане» именно так. Мы разделяем два направления работы и получаем больше отдачи от каждого из них.
Пиар пиару рознь
Пиар компании и пиар руководителя — не одно и то же. Например, я не большой любитель публичности. Только недавно стал выступать, давать интервью и вести блоги, потому что накопил опыта и появилось желание им делиться. Так вот, личный помощник может с горем пополам поработать на личный брендинг руководителя, но не более того. Он редко понимает цели и задачи компании на рынке, плохо знает конкурентов и не разбирается в отраслевых СМИ. А значит, не может грамотно выстроить стратегию и тактику пиар-кампании. Нет плана продвижения — непонятно, эффективна ли работа.
Разница взглядов
Личный помощник прежде всего хороший исполнитель. Он выполняет внутрикорпоративные и личные задачи руководителя. Пиар-специалист работает с внешней средой: налаживает связи со СМИ и общественными организациями, чтобы повысить узнаваемость бренда, повлиять на репутацию и поднять рейтинг компании в глазах целевой аудитории. Не только задачи, еще методы и инструменты у этих сотрудников разные.
Без крайностей
Отделяйте мух от котлет. Иначе и котлеты испортятся, и мухи умрут. Долго ли человек сможет совмещать сто обязанностей и работать на износ? Вопрос риторический. Если у вас есть помощник и он во всем вас устраивает, берегите его. Этот человек часто знает о вас больше, чем вы сами. Не делайте помощника легкой добычей для конкурентов! Уважайте его мнение и по достоинству оценивайте труд.
Портрет помощника
Если еще находитесь в поиске идеального помощника, вам наверняка будет интересно мое мнение о том, какими качествами он должен обладать. Конечно, в каждом бизнесе своя специфика, но общие принципы работают везде. Коммуникабельность, энергичность, ответственность, грамотная речь и аккуратный внешний вид — базовый уровень требований к личному помощнику. На них мы останавливаться не будем. Копнем глубже.
Пунктуальность
Обращайте внимание на мелочи. Например, если кандидат на должность помощника не пришел вовремя на интервью и не предупредил, что может опоздать, сразу вносите его в черный список. Бывают обстоятельства непреодолимой силы, но что может помешать сделать один телефонный звонок? Чтобы самому ни о чем не забыть, я прошу помощника вносить все мои дела в календарь Мегаплана. Накануне и за час до события мне приходит уведомление на мобильный телефон и почту.
Инициативность
Не путайте личного помощника с секретарем. Если вам необходимо переложить часть работы на помощника, ищите человека с собственным мнением, способного, когда это нужно, проявлять инициативу и не отвлекать вас по пустякам. При этом вы должны четко оговорить, где заканчивается «свободная зона», чтобы не упустить из виду принципиальные вопросы.
Знание основ тайм-менеджмента
Смысл работы личного помощника заключается в том, чтобы обеспечить вам условия для эффективного управления компанией. Поэтому идеальный помощник понимает, какие вопросы вам нужно решать сразу, а какие можно отложить на потом. Мне повезло, что у меня в дополнение к помощнику есть Мегаплан. Каждая задача в нем — со своим статусом и сроком, поэтому всегда понятно, что нужно делать в срочном порядке. Умение грамотно расставить приоритеты и так организовать рабочий процесс, чтобы осталось еще время на кофе, дорогого стоит.
Владение иностранными языками
Уделяйте этому пункту внимание, если часто бываете в командировках и там необходим переводчик. Личный помощник сможет лучше «фильтровать» информацию, так как знает ваши предпочтения, интересы, понимает стратегические цели и задачи.
Проживание в районе офиса
Это требование вариативно. Но если вы планируете с головой загрузить помощника работой и установить ненормированный рабочий день, учитывайте этот фактор. Вопрос о том, сколько добираться в работы до дома, никогда не потеряет актуальности — особенно для личного помощника.
И напоследок
Помните, что помощник руководителя — такой же сотрудник компании, как и все остальные. Кроме обязанностей, у него есть права: на отпуск, отгулы и, в конце концов, на личную жизнь.
Меня всегда умиляют разговоры о том, что помощник обязан читать мысли руководителя или по голосу определять, какое у него настроение. Да, еще он должен терпеливо выслушивать ругань в свой адрес и выскакивать ночью из постели по звонку босса. Господа, крепостное право отменили еще в XIX веке. И деньги тут ни при чем!
