Как компании проводят цифровизацию рабочих процессов

В сентябрьском послании президент Касым-Жомарт Токаев поставил задачу за три года превратить Казахстан в «полноценную цифровую страну»: ускорить принятие Цифрового кодекса и запустить искусственный интеллект во всех отраслях экономики для повышения их эффективности.

Он подчеркнул роль предпринимательства как движущей силы цифровых изменений. Малый и средний бизнес уже обеспечивает почти половину рабочих мест, но дальнейший рост тормозят бюрократия и противоречивые законы. Государство обещает провести ревизию норм, упростить работу с налогами и проверками и шире применять искусственный интеллект, чтобы всё шло быстрее и прозрачнее.

На этом фоне становится необходимостью и цифровизация внутри бизнеса, в первую очередь — кадрового документооборота. Еще весной министерство труда и соцзащиты населения разработало проект поправок, среди которых — возможность заключать договоры сразу в Единой системе трудовых договоров (ЕСТД) без оформления на бумаге. К концу 2027 года, по оценке ведомства, доля таких может вырасти до 90%. Но возможны и препятствия, например, сопротивление со стороны работодателей и работников.

Казахстан уже перевёл свыше 90% госуслуг в онлайн, отмечает IT-компания Docrobot, разработавшая облачную платформу для автоматизации кадрового документооборота. Сервис обеспечивает онлайн-согласование и подписание документов, хранение их в цифровом архиве, а также предоставляет инструменты для B2B и B2G-взаимодействия.

Так что привычка работать с электронным документооборотом (ЭДО), в целом, сформирована. В бизнесе прямой аналог — КЭДО, когда кадровые документы создаются в системе, быстро согласовываются и подписываются, а затем уходят в электронный архив. Компании, внедрившие такие системы, снижают расходы на 30–40% и ускоряют рутинные процессы: избавляются от бумажных пересылок между филиалами, сокращают ручную работу (а значит, и ошибки) и повышают её прозрачность.

Что говорят бизнес-практики

Цифровизация в бизнесе идет неравномерно, одни компании уже подписывают договоры и счета онлайн, ведут электронный архив, другие пока комбинируют «цифру» и бумагу. Быстрее продвигаются высокомаржинальные и технологичные сегменты — финтех, телеком, фарма и международные компании; в производстве, где много ручного труда, цифровизация идет медленнее, отмечает HR-директор строительной компании «Имсталькон» Зауреш Кумарбекова. А в регионах этому могут мешать даже банально нестабильный интернет и перебои с электричеством.

«Допустим, нам объявили, что с 1 июня мы должны принимать больничные листы только в электронном формате. Это очень далеко от реальности. Почему? Потому что у меня есть разнорабочие дворники, крановщики, у которых до сих пор кнопочные телефоны. Поэтому просить человека, чтобы он скачал приложение Enbek.kz, это немножко некорректно», — говорит она.

При этом в самой «Имсталькон» цифровые практики наращивают: типовые договоры оформляют в 1С, больничные в ряде городов уже приходят в электронном виде, планерки идут в Teams, а заявления на отпуск и командировки подают через Bitrix - без бумаги.

В тон тезису о поправках, которые «зачастую противоречат друг другу» и тормозят развитие бизнеса, звучит и позиция практиков: менять нормы нужно не так часто и быстро. При этом есть удачные цифровые сервисы, которые уже помогают.

«Я, наверное, один из немногих фанатов Enbek.kz: это хороший инструмент с точки зрения цифровизации, — говорит Зауреш Кумарбекова. — Но мне кажется, по законодательству надо чуть-чуть притормозить с этими постоянными новшествами — люди не поспевают за ними».

Специалист по управлению персоналом, член наблюдательного совета Республиканского клинического госпиталя Рустам Мусин тоже отмечает, что крупные компании активнее продвигают цифровизацию, применяя ИИ и большие данные, а вот малый и средний бизнес заметно отстаёт. Самые ощутимые сдвиги с точки зрения законодательства он видит во внедрении ЭЦП и электронного документооборота: это убрало часть «бумажной макулатуры» и ускорило согласования. Но остаётся пробел: нет чётких норм об этичном применении искусственного интеллекта и работе с персональными данными, поэтому реакции на нарушения идут постфактум.

«Основное направление цифровизации — в HR. Это уход от рутинной работы, чтобы разгрузить HR-специалистов, переложить трудовые договоры, приказы и так далее на IT-решения, освободить пространство для работы с людьми, — говорит он. — Но есть проекты и для сотрудников: LMS-системы, ИИ-боты, которые помогают ориентироваться в политике компании, взять справку, проверить отпускные дни».

При этом он призывает не рассматривать технологии как «золотую пилюлю», которая выстроит систему в цифровом формате, если ее нет в реальности: «Если у вас в системе хаос, и вы это оцифруете, у вас просто будет цифровой хаос».

Свобода выбора

По словам исполнительного директора Docrobot Центральная Азия Тимура Марусяка, важно «не просто перевести бумагу в цифру, а полностью трансформировать и оптимизировать HR-функцию». Он отмечает, что у частных компаний, в отличие от строго регламентированного госсектора, есть свобода выбора — подобрать более современные и гибкие системы, подходящие под конкретные задачи. Внедрение КЭДО позволяет до 80–90% сократить рутинную обработку документов, подчеркивает он.

«Для нас важно, что наше решение — это не просто набор функций, а целостный продукт, который закрывает все “боли” заказчика, — говорит Тимур Марусяк. — Наша платформа организует полный жизненный цикл кадрового документа: от момента его создания сотрудником и маршрутизации по всем инстанциям до юридически значимого подписания электронной подписью и автоматической отправки в цифровой архив. Весь этот процесс происходит в едином защищенном контуре, что исключает утерю данных и несанкционированный доступ. Но что не менее важно — бизнес получает принципиально новый уровень контроля над процессами, абсолютную прозрачность и гарантии соответствия требованиям законодательства».