Коворкинги нового поколения: как AI и цифровые сервисы меняют гибкие офисы

Коворкинги или flexible office spaces (гибкие офисные пространства) являются актуальной и современной альтернативой традиционным офисным пространствам и важнейшим элементом в работе фрилансеров, IT-специалистов и стартаперов. Впервые такой формат офисов появился на рынке США в 2000-х годах, как «центр для совместной работы». Для Казахстана коворкинги являются активно развивающейся нишей коммерческой недвижимости, спрос на которую возрастает как со стороны инвесторов, так и со стороны клиентов. Такие пространства предусматривают всю необходимую инфраструктуру для продуктивной работы.

 Главными отличиями и преимуществами коворкингов от классических офисов являются:

· гибкость способов оплаты аренды (почасовая, по дням, помесячная);

· общее пространство для различных арендаторов на одном этаже (зачастую в формате open space);

· возможность менять свое рабочее место, без привязки к определенному расположению, что делает рабочее время более комфортным и разнообразным;

· перспектива коммуникаций и новых деловых знакомств с другими стартаперами и специалистами, находясь в одном рабочем пространстве, превращает такие места в настоящие комьюнити для развития нетворкинга.

Такой формат офисного пространства может быть как отдельно стоящим комплексом, так и частью инфраструктуры традиционного бизнес-центра.

Доля игроков на рынке качественных площадей коворкингов на рынке Алматы выглядит следующим образом:

Наибольшую долю рынка по площади занимает Smart.Point – ориентировочная площадь 16 850 кв. м, что составляет 45% от общего объема проанализированных площадей. Наиболее же престижным по своей локации и оснащению считается Level 8, расположенный в МФК Esentai Park. Ставка аренды за рабочее место варьируется в зависимости от коворкинга и предпочтений самого клиента – в Алматы стоимость одного рабочего места составляет от 60 000 тенге до 200 000 тенге.

В то же время коворкинги имеют и ряд недостатков в сравнении с классическими офисами в бизнес-центрах. С точки зрения инвесторов главной проблемой в первую очередь является отсутствие стабильных арендаторов и долгосрочных контрактов. Однако при грамотной организации работы данного формата офисов можно добиться значительного коммерческого успеха. Посетители же сталкиваются с отсутствием приватности, нежелательным шумом и другими отвлекающими от работы факторами, но это можно компенсировать при помощи отдельных кабинок и небольших комнат, которые встречаются в некоторых гибких пространствах.

Как улучшить формат гибких офисов, и в каком направлении они развиваются?

Формирование целой экосистемы позволит трансформировать данное направление бизнеса в IT-инфраструктуру. Важным шагом в развитии мобильности данного направления для инвестора является внедрение умного управления потоком клиентов. С помощью AI-датчиков можно отследить загруженность офиса, посещаемость, сезонность, часы-пик работы, узнать какие рабочие места наиболее востребованы, и многое другое. Данная функция позволяет сэкономить время на анализе спроса на рабочие места и помогает определить, в каком направлении нужно сфокусироваться для дальнейшего развития бизнеса. В зависимости от спроса можно регулировать ставку аренды на те или иные рабочие места. Внедрение CRM-систем с поддержкой ИИ позволяет своевременно оповещать клиентов о начале и окончании сеанса работы – через push-уведомления в приложении, либо через СМС-оповещения.

С помощью AI-технологий возможно также адаптировать пропускную систему в коворкинг (Face-ID, биометрия), что сделает посещение офиса максимально комфортным для клиентов и безопасным для собственника. Технологии управления освещением и климатом, с помощью специальных датчиков, способствуют преобразованию коворкинга в полноценный смарт-офис.

Одним из существенных преимуществ является создание облачного хранилища, с соответствующим уровнем шифрования и высокой степенью киберзащиты данных клиентов. Такая функция позволит посетителям, не желающим передвигаться с собственным ноутбуком, иметь постоянный и быстрый доступ к своим данным через личный кабинет. Для полноценной поддержки клиентов возможно разработать собственную службу технической поддержки с участием чат-ботов. Это минимизирует необходимость содержания в штате администраторов и иного персонала, задействованного в поддержании работы гибких офисов.

Необходимым шагом для полноценного функционирования коворкинга в современных условиях является наличие приложения для клиентов, через которое можно осуществлять следующие действия:

· резервирование места с выбором конкретной локации на карте офиса;

· выбор определенных предпочтений для работы (наличие определенных технических условий, отдаленность от других рабочих мест и др.);

· выбор пакета услуг или абонемента, онлайн-оплата аренды рабочего места и дополнительных услуг;

· аналитика проведенного в коворкинге времени и общих трат на аренду места;

· интеграция приложения с личным календарем в смартфоне (планирование мероприятий, расписание встреч и т.д.).

Оснащение переговорных комнат современными интерактивными досками для встреч и презентаций, с голосовой поддержкой помощника, сделает проведение мероприятий максимально эффективным и технологичным. Автоматизированный, регулируемый температурный режим в переговорных комнатах является неотъемлемой частью современной офисной инфраструктуры. Для полноценного цикла работы возможно также настроить офисную оргтехнику, как например, принтеры, привязав их к индивидуальным ID-данным пользователя в приложении, что обеспечит конфиденциальность при распечатке документов.

Если углубляться и фокусироваться на персональном сервисе, можно интегрировать в приложение возможность выбора индивидуальных предпочтений посетителей – от высоты стола и стула до наличия определенной оргтехники, что также позволит регулировать арендную ставку. Для ценителей времени очень полезной функцией в приложении станет предварительный заказ напитков или еды, а также время их подачи. Цифровая кофейня в современном коворкинге – это лучшее решение в данном формате. Такие мелочи, как интегрированное в столе беспроводное зарядное устройство для смартфонов, приятное дополнение к сервису.

Рассмотрим конкретный кейс с уже внедрённым перечнем услуг и доступных функций для удобства клиентов, на примере смарт-офисов Most IT Hub. Данное пространство гибких рабочих мест доступно для посетителей 24/7. В распоряжении клиентов есть принт-зоны с индивидуальными аккаунтами, а также собственное мобильное приложение, где можно подавать заявки на техническое обслуживание и поддержку, бронировать и управлять ресурсами, производить онлайн-оплату и регистрацию рабочего места за собой, интегрировать события с календарем и многое другое.

Таким образом, полная цифровизация коворкингов позволит принимать посетителей 24/7, что существенно увеличит спрос на аренду площадей. Этот режим работы является вызовом и необходимостью в реалиях современной конкуренции. Цифровизация офисных площадей затрагивает не только коворкинги, но и классические форматы. Такая политика нацелена на экономию ресурсов, бережное отношение к природе и оптимизацию бизнес-процессов для достижения максимальных результатов в короткие сроки.

Автор: Ильяс Джумашев, старший консультант Colliers Kazakhstan