Как найти свой личный стиль продуктивности?
6 шагов, которые помогут работать в удовольствиеНаша индивидуальность, приоритеты и социальные предпочтения — все это влияет на нашу работу. Чем больше мы знаем о себе, тем больше мы можем адаптироваться к окружению и графикам в соответствии с нашими природными задатками и сильными сторонами. Сегодня редакция коворкинга MULTISPACE поделится некоторыми способами, которые позволят вам быть не только более продуктивным и эффективным, но и получать больше удовольствия от работы.
Шаг первый. Исследуйте свою личность.
Если вы сделали любое, хоть небольшое исследование своей личности, то вы уже начали продвижение в изучении своей продуктивности. Например, если вы достаточно смелый человек и можете взять инициативу в свои руки, возможно, вы уже давно понимаете, почему ненавидите встречи, которые бесцельно затягиваются и почему иногда вас просят взять на себя некоторые задачи или обязанности. Ведь на самом деле вы просто пытаетесь сдвинуть вещи с мертвой точки и уберечь других от напрасной траты времени.
Также на продуктивность влияет то, экстраверт вы или интроверт. Если вы интроверт, и работаете в интерактивной, шумной, «высокоэнергетической» среде, то можете обнаружить себя совершенно без сил уже в середине дня. С другой стороны, если вы экстраверт, то вы уже поняли, что более продуктивны в оживленном кафе, чем в одиночестве в своем уютном домашнем офисе.
Конечно, абсолютно точных личностных тестов не бывает, но, вы знаете себя и вся суть личностных тестов состоит в том, чтобы помочь вам сознательно поразмыслить о себе. Определив свои внутренние механизмы, вы сможете использовать их, чтобы улучшить свое управление работой и жизнью.
Узнайте больше о вашей личности, пройдя один из предложенных ниже тестов (все они на английском, но даже базового уровня будет достаточно для понимания, и регистрация не нужна):
- PsychCentral Personality Test (50 вопросов).
- HumanMetrics Personality Test (64 вопроса, основан на типологии личности Карла Юнга и Изабель Бриггс Майерс).
- Dr. John A. Jhonson's Personality Test (120 вопросов, основан на модели «Большая пятерка»).
- The Personality Project’s SAPA Test (100 вопросов, основан на шести больших факторах личности).
Читая результаты, подумайте о том, как они вписываются или противоречат вашей текущей работе и рабочей атмосфере и структуре вашего типичного рабочего дня.
Шаг второй. Подумайте о своих предпочтениях.
Ваша личность конечно же является большей частью вашего стиля производительности, но все-таки не единственной. Вы должны рассмотреть и другие важные элементы, например такие, как постановка целей, распоряжение временем, то, как вы работаете с другими и как учитесь новому. Есть несколько вопросов, которые заставят вас как следует задуматься о ваших предпочтениях в каждой из этих областей. Найдите минутку, чтобы сконцентрироваться и записать свои мысли.
Цели и мотивация
Вы предпочитаете сами ставить себе цели, или работать над достижением планки, поставленное руководителем, вышестоящими инстанциями или коллективом? Что вас больше мотивирует: достижение цели, или наслаждение от возможности сделать все идеально на пути к ней?
Чувствуете ли вы потерю сил и энергии, когда сталкиваетесь с долгосрочными целями, или, наоборот, заряжаетесь от предвкушения большой, сложной работы? Чувствуете ли вы разочарование, когда выполняемая вами ежедневная рутина кажется бесполезной в достижении целей?
Вы работаете ради достижения целей или ради рождения новых идей? Хватаетесь ли вы за новые идеи, даже если они не относятся к текущей работе, или вам нравится сосредоточенность и упорядоченность?
Что вас мотивирует сильнее всего: признание, материальное поощрение, ощущение достигнутой цели или возможность бросить на время работу и заняться тем, что вам нравится?
Управление временем
Вы предпочитаете планировать, чтобы все было заранее определено, или просто взять и на одном дыхании сделать первую попавшуюся под руку работу?
Вы используете планировщики, календарь или какие-то еще инструменты планирования на регулярной основе? Вы стараетесь вести учет ежедневных дел и связанных с ними временных затрат?
Как у вас с ощущением времени? Проекты, встречи, переговоры и другие мероприятия заставляют вас теряться во времени? Можете ли вы отслеживать время даже при полном погружении в работу? Вам свойственно опаздывать или вы пунктуальны?
Приближение дедлайна является для вас причиной тревоги? Загруженный рабочий день вызывает у вас подавленность, или прилив сил?
Командная и индивидуальная работа
Вы обдумываете проблему самостоятельно, прежде чем делиться идеями и мнением с другими? Или вам нравятся мозговые штурмы и совместный поиск решений?
Вы чувствуете дискомфорт, когда ваше рабочее расписание и распорядок дня формируются кем-то кроме вас? Вы согласились бы взять напарника для работы над задачей, чтобы не думать обо всем самому?
Совещания и другие групповые мероприятия — это пустая трата времени или способ сделать работу лучше? Вы успеваете больше работая в одиночку или с кем-то?
Окружение
Вы предпочитаете работать под какой-то фоновый шум или в полной тишине и спокойствии? Если кто-то рядом будет ходить или говорить, это отвлечет вас от работы? Вас часто раздражают громкие звуки, яркий свет, посторонние запахи или людные места?
Может ли беспорядок на рабочем месте беспокоить вас? Необходимо ли вам прибраться на столе, прежде чем вы будете готовы приступить к работе? Можете ли вы забыть о задаче или проекте, если перед вами нет визуального напоминания? Вам нужно постоянно держать все относящиеся к проекту вещи перед собой или достаточно того, что необходимо прямо сейчас?
Энергия
У вас примерно одинаковый уровень бодрости весь день или бывают периоды подъема и спада? Вы жаворонок или сова? Если сова, то пик активности у вас вечером или ближе к ночи?
Вам трудно лечь спать вовремя или тянет уснуть пораньше? Хорошо ли вы спите и насколько легко просыпаетесь по будильнику?
Первая утренняя мысль о необходимости много сделать за день удручает вас или взбадривает? Уже конец дня, но вдруг появляется новый проект — вас это огорчит или придаст больше сил? Если бы вы могли сами назначить себе рабочие часы, то какие?
Обучение
Как вы лучше всего усваиваете новую информацию? Через визуальные образы, через текст, на слух? Нравится ли вам учиться на практике?
Для более детального изучения собственных предпочтений в обучении вы можете пройти специализированный тест — Index of Learning Styles.
Шаг третий. Определение стиля продуктивности.
Карсон Тейт, автор книги «Работай легко», демонстрирует, как поиск собственного уникального стиля работы (Productivity Style) и адаптация к нему позволяют сделать рабочую деятельность проще, лучше и эффективнее.
Она рассказывает, что собственный стиль — это «подход к планированию и распределению усилий по целям, видам деятельности и временным периодам. Обычно мы подходим к таким вещам бессознательно и бессистемно. Тем не менее, можно обнаружить оптимальные модели, и выделяются они, как правило, из индивидуального когнитивного опыта — набора предпочитаемых конкретным человеком способов восприятия, обработки информации и управления ею для контроля собственной деятельности. Поскольку у каждого из нас есть характерный когнитивный стиль, то мы можем определить и собственный стиль продуктивности».
Тейт выделяет 4 основных стиля продуктивности:
1. Стратег (логичный, последовательный, ориентированный на достижение цели).
2. Проектировщик (организованный, последовательный, ориентированный на действие).
3. Организатор (чуткий, обладающий развитой интуицией, ориентированный на людей).
4. Визуализатор (дальновидный, ориентированный на идеи, инновации).
Ваше знание о самом себе поможет легко понять, какой стиль вам подходит лучше всего. Узнать свой стиль можно здесь (требуется указать email) либо здесь (без регистрации), а почитать более подробно о четырех стилях продуктивности вы можете в этой англоязычной статье.
Шаг четвертый. Выявление сильных и слабых сторон.
(Фото: коворкинг MULTISPACE)
Для определения сильных и слабых сторон достаточно ввести собственную шкалу, основанную на вашей работе и обязанностях. Вы создаете список всего, за что отвечаете и чем занимаетесь, после чего оцениваете свой уровень компетентности в каждом виде деятельности по 5-балльной шкале (1 — самый низкий уровень, 5 — высочайший уровень).
Чтобы получить точную оценку, проанализируйте каждый вид деятельности с помощью простых вопросов:
- Вы в состоянии сделать эту задачу хорошо?
— Есть ли у вас необходимые знания и инструменты для выполнения задачи?
— Способны ли вы выполнить ее в приемлемые сроки?
— Результат работы имеет приемлемый уровень качества?
Затем вы еще раз проходите по списку и отмечаете для каждого вида деятельности уровень энтузиазма, с которым вы выполняете эту работу. Используйте ту же 5-балльную шкалу, а точность оценки можно определить следующими вопросами:
- Вы наслаждаетесь этой работой или стараетесь избегать?
— Можно ли сказать, что вы с нетерпением ждете, когда сможете приступить к этой задаче?
— Вы бы хотели ее делегировать?
— Вы чувствуете прилив энергии при подходе к задаче?
— Вы воспринимаете эту задачу как ключевую или как отвлекающую от чего-то более важного?
Теперь выберите те виды деятельности, которые были высоко оценены вами как с точки зрения компетентности, так и с точки зрения энтузиазма. Вот ваши сильные стороны.
Задачи, к которым вы подходите с энтузиазмом, но без достаточных навыков, могут стать вашими сильными сторонами при должном старании.
Вы не станете счастливее делая то, что вам не нравится. Даже если вы делаете это хорошо. Низко оцененные по обоим критериям виды деятельности — это ваши слабые стороны. Такую работу нужно избегать либо делегировать.
Обратите внимание. Составленный таким образом список сильных и слабых сторон — вовсе не средство для того, чтобы «исправить» себя. Данный рейтинг правильнее рассматривать как признание собственных интересов и указатель направления для дальнейшего движения.
Вы точно поняли, что вам по душе, и теперь можете развивать конкретные навыки. Это может быть трудно, но иного способа получать удовольствие от работы нет.
Шаг пятый. Оценка собственной системы и инструментария.
Настало время применить полученные знания на практике. Будьте последовательны, не забегайте вперед. Сначала сделайте все, о чем прочитали здесь ранее. К этому моменту у вас уже должно быть глубокое понимание своего характера, предпочтений и сильных сторон.
Ревизия инструментов
С большой вероятностью вы обнаружите, что те методы, которыми вы пользуетесь постоянно, не вписываются в ваш стиль продуктивности. Нужно найти им альтернативы. Ведь каждый из этих инструментов и методов создавался для того, чтобы помогать, но в вашем случае он лишь мешает.
Допустим, вы аудиал, но продолжаете создавать текстовые напоминалки. Значит, пора освоить голосовой ввод. Технологии шагнули далеко вперед, и если вы сомневаетесь в существовании инструмента, работающего в гармонии с вашими предпочтениями, то с большой вероятностью вы просто недооцениваете силу прогресса. Ищите, пробуйте, читайте.
Победа над слабостями
Второй этап оптимизации рабочей среды заключается в определении процессов, которые вынуждают вас делать то, в чем вы не сильны. Проведя глубокий самоанализ, вы наверняка выделили такие процессы. Вариантов тут несколько. Конечно, идеальным решением будет полная передача чуждой вам работы тем, кто в ней силен.
Если возможно, делегируйте. Однако не все решается за счет других людей. С некоторыми моментами вы вполне справитесь сами с помощью автоматизации рутинных задач и обращения к специализированным сервисам.
Если вы сильны в решении глобальных задач, но теряетесь в деталях, вам помогут чек-листы. Составьте чек-лист для каждой процедуры, и вы больше никогда ничего не пропустите.
Улучшение рабочего процесса
Когда каждый отдельный элемент работы приведен в порядок, вам нужно еще раз взглянуть на ваш рабочий процесс в целом. Возможно, вы упустили какую-то деталь, которая лежит на поверхности, и для избавления от оставшихся неудобств нужно сделать совсем чуть-чуть.
Нельзя исключать вариант, при котором оптимальным окажется создание рабочего процесса с нуля. Иногда снести все и построить заново — это лучшее решение. Создавая рабочий процесс с чистого листа, вы учтете ошибки прошлого. Опыт в сочетании с хорошим пониманием собственного стиля продуктивности поможет вам.
Шаг шестой. Периодическое оценивание.
Ваш основной стиль продуктивности, вероятней всего, будет с вами всю жизнь. Однако, мы все растем и меняемся, развиваем новые навыки и совершенствуемся. Поэтому крайне важно на регулярной основе оценивать «со стороны» себя, свою систему и работу. Поддерживайте актуальность, не пытайтесь переносить старые методы на новые задачи. Только не увлекайтесь слишком сильно. В противном случае вы будете тратить больше времени на поиск вариантов выполнения работы, чем на саму работу.
(Фото: коворкинг MULTISPACE)
Работайте над своей продуктивностью
Ни одна система производительности не будет работать одинаково хорошо для всех людей. Чем больше вы знаете о себе, тем эффективнее вы будете выбирать инструменты для улучшения работы. Именно поэтому самоанализ гораздо лучше, чем бесплодные поиски панацеи. Не существует руководства к работе, подходящего всегда и всем. Такое руководство можете составить только вы сами и только для себя.
При работе с материалами Центра деловой информации Kapital.kz разрешено использование лишь 30% текста с обязательной гиперссылкой на источник. При использовании полного материала необходимо разрешение редакции.